Utama E-Mel 17 Peraturan Etika E-mel yang Perlu Anda Ketahui

17 Peraturan Etika E-mel yang Perlu Anda Ketahui

Horoskop Anda Untuk Esok

Kakitangan AS menghabiskan rata-rata sekitar suku minggu kerja menyikat beratus-ratus e-mel .

Walaupun kami menggunakan butang balas, jurulatih kerjaya Barbara Pachter mengatakan bahawa banyak profesional masih tidak tahu bagaimana menggunakan e-mel dengan betul.

Oleh kerana banyaknya mesej yang kami baca dan tulis, kami mungkin lebih cenderung melakukan kesalahan yang memalukan, dan kesalahan tersebut boleh membawa akibat yang serius.

Pachter menggariskan asas etika e-mel moden dalam bukunya ' Keperluan Etika Perniagaan . ' Kami bercakap dengannya, dan mengeluarkan peraturan terpenting yang perlu anda ketahui.

Vivian Giang dan Rachel Sugar menyumbang kepada versi artikel ini yang lebih awal.

1. Sertakan baris subjek yang jelas dan langsung

Contoh baris subjek yang baik termasuk 'Tarikh mesyuarat diubah,' 'Soalan cepat mengenai pembentangan anda,' atau 'Cadangan untuk cadangan.'

'Orang sering memutuskan sama ada akan membuka e-mel berdasarkan baris subjek,' kata Pachter. 'Pilih yang membolehkan pembaca mengetahui bahawa anda menangani masalah atau masalah perniagaan mereka.'

2. Gunakan alamat e-mel profesional

Sekiranya anda bekerja di sebuah syarikat, anda harus menggunakan alamat e-mel syarikat anda. Tetapi jika anda menggunakan akaun e-mel peribadi - sama ada anda bekerja sendiri atau suka menggunakannya sesekali untuk surat-menyurat yang berkaitan dengan pekerjaan - anda harus berhati-hati ketika memilih alamat itu, kata Pachter.

Anda harus selalu mempunyai alamat e-mel yang menyampaikan nama anda sehingga penerima mengetahui dengan tepat siapa yang menghantar e-mel tersebut. Jangan sekali-kali menggunakan alamat e-mel (mungkin sisa-sisa zaman sekolah rendah anda) yang tidak sesuai untuk digunakan di tempat kerja, seperti 'babygirl @ ...' atau 'beerlover @ ...' - tidak kira betapa anda suka minuman sejuk.

3. Berfikir dua kali sebelum memukul 'balas semua'

Tidak ada yang mahu membaca e-mel dari 20 orang yang tidak ada kaitan dengan mereka. Mengabaikan e-mel boleh menjadi sukar, dengan banyak orang mendapat pemberitahuan mengenai mesej baru di telefon pintar mereka atau mengganggu mesej timbul di skrin komputer mereka. Jangan memukul 'balas semua' melainkan anda benar-benar menganggap semua orang dalam senarai perlu menerima e-mel itu, kata Pachter.

4. Sertakan blok tandatangan

Sediakan pembaca anda dengan beberapa maklumat mengenai anda, Pachter mencadangkan. 'Secara amnya, ini akan menyatakan nama penuh, tajuk, nama syarikat, dan maklumat hubungan anda, termasuk nombor telefon. Anda juga boleh menambahkan sedikit publisiti untuk diri sendiri, tetapi jangan berlebihan dengan ucapan atau karya seni. '

Gunakan fon, jenis saiz, dan warna yang sama dengan e-mel yang lain, katanya.

5. Gunakan salam profesional

Jangan gunakan ungkapan santai, sehari-hari seperti, 'Hai kalian,' 'Yo,' atau 'Hai kawan.'

'Sifat santai tulisan kita tidak boleh mempengaruhi ucapan dalam e-mel,' katanya. ' Hey adalah memberi salam tidak formal dan secara amnya tidak boleh digunakan di tempat kerja. Dan Saya tidak baik juga. Gunakan Hai atau Helo sebaliknya. '

Dia juga menasihatkan agar tidak memendekkan nama sesiapa. Katakanlah 'Hai Michael,' kecuali anda yakin dia lebih suka dipanggil 'Mike.'

6. Gunakan tanda seru dengan berhati-hati

Sekiranya anda memilih untuk menggunakan tanda seru, gunakan satu sahaja untuk menyampaikan kegembiraan, kata Pachter.

'Orang kadang-kadang terbawa-bawa dan meletakkan sejumlah tanda seru di akhir ayat mereka. Hasilnya boleh kelihatan terlalu emosional atau tidak matang, 'tulisnya. 'Kata seru harus digunakan dengan berhati-hati dalam penulisan.'

7. Berhati-hati dengan humor

Humor mudah tersesat dalam terjemahan tanpa nada atau ekspresi wajah yang betul. Dalam pertukaran profesional, lebih baik meninggalkan humor daripada e-mel kecuali anda mengenali penerima dengan baik. Juga, sesuatu yang anda anggap lucu mungkin tidak lucu bagi orang lain.

Pachter mengatakan: 'Sesuatu yang dianggap lucu ketika dituturkan mungkin kelihatan sangat berbeza ketika ditulis. Sekiranya ragu-ragu, biarkanlah. '

8. Ketahui bahawa orang dari pelbagai budaya bercakap dan menulis secara berbeza

Kesalahan komunikasi dapat terjadi dengan mudah kerana perbezaan budaya , terutamanya dalam bentuk tulisan ketika kita tidak dapat melihat bahasa tubuh satu sama lain. Sesuaikan mesej anda dengan latar budaya penerima atau sejauh mana anda mengenali mereka.

Peraturan yang baik untuk diingat, kata Pachter, ialah budaya konteks tinggi (Jepun, Arab, atau Cina) ingin mengenali anda sebelum berniaga dengan anda. Oleh itu, mungkin menjadi kebiasaan bagi rakan perniagaan dari negara-negara ini untuk menjadi lebih peribadi dalam tulisan mereka. Sebaliknya, orang-orang dari budaya konteks rendah (Jerman, Amerika, atau Skandinavia) lebih suka mencapai titik yang sangat cepat.

9. Balas e-mel anda - walaupun e-mel itu tidak ditujukan untuk anda

Sukar untuk membalas setiap mesej e-mel yang pernah dihantar kepada anda, tetapi anda harus mencuba, kata Pachter. Ini termasuk ketika e-mel dihantar secara tidak sengaja kepada anda, terutamanya jika pengirim mengharapkan balasan. Balasan tidak perlu tetapi berfungsi sebagai etika e-mel yang baik, terutamanya jika orang ini bekerja di syarikat atau industri yang sama dengan anda.

Berikut adalah contoh jawapan: 'Saya tahu anda sangat sibuk, tetapi saya rasa anda tidak bermaksud menghantar e-mel ini kepada saya. Dan saya ingin memberitahu anda supaya anda dapat mengirimkannya kepada orang yang betul. '

10. Tambahkan alamat e-mel terakhir

'Anda tidak mahu menghantar e-mel secara tidak sengaja sebelum anda selesai menulis dan membuktikan mesej itu,' kata Pachter. 'Walaupun anda membalas mesej, langkah berjaga-jaga adalah baik untuk menghapus alamat penerima dan memasukkannya hanya apabila anda yakin mesej itu siap untuk dihantar.'

11. Proofread setiap mesej

Kesalahan anda tidak akan disedari oleh penerima e-mel anda. 'Dan, bergantung kepada penerima, anda mungkin dinilai kerana membuatnya,' kata Pachter.

berapa umur subuh staley

Jangan bergantung pada pemeriksaan ejaan. Baca dan baca semula e-mel anda beberapa kali, sebaiknya dengan kuat, sebelum menghantarnya.

'Seorang penyelia bermaksud menulis' Maaf atas kesulitan, '' kata Pachter. 'Tetapi dia bergantung pada pemeriksaan ejaannya dan akhirnya menulis 'Maaf atas inkontinensia.'

12. Periksa semula bahawa anda telah memilih penerima yang betul

Pachter mengatakan untuk memperhatikan dengan berhati-hati ketika mengetik nama dari buku alamat anda di baris 'To' e-mel. 'Mudah memilih nama yang salah, yang boleh memalukan anda dan orang yang tidak sengaja menerima e-mel.'

13. Pastikan fon anda tetap klasik

Purple Comic Sans mempunyai masa dan tempat (mungkin?) Tetapi untuk korespondensi perniagaan, pastikan fon, warna, dan saiz anda tetap klasik.

Peraturan utama: E-mel anda mudah dibaca oleh orang lain.

'Secara amnya, lebih baik menggunakan jenis 10 atau 12 titik dan fon yang mudah dibaca seperti Arial, Calibri, atau Times New Roman,' nasihat Pachter. Bagi warna, hitam adalah pilihan paling selamat.

14. Jangan memendekkan nama penerima kecuali mereka memintanya

' Nama saya Barbara. Saya tidak suka menerima e-mel yang disebut sebagai 'Hi Barb,' 'katanya kepada Business Insider. Perkara yang sama berlaku untuk menggunakan nama samaran. Jangan panggil saya Barbie! '

Kecuali orang itu memberitahu anda bahawa mereka lebih suka nama samaran, jangan mengambilnya sendiri. Anda mungkin hanya ingin bersikap ramah atau tidak rasmi, tetapi tidak sesuai dan boleh terkena kulit penerima.

15. Pastikan anda mengeja nama penerima dengan betul


'Sekiranya anda menyinggung perasaan seseorang, orang itu mungkin tidak membaca lagi,' katanya.

Hormati dan eja nama penerima dengan betul. 'Banyak orang dihina jika nama mereka salah eja. Periksa ejaan yang betul di blok tanda tangan orang itu. Anda juga boleh menyemak alamat e-mel mereka. Selalunya, nama depan dan / atau nama belakang orang ada di alamat mereka. '

Sekiranya anda menghantar e-mel kepada bakal pelanggan, mereka mungkin menganggap anda tidak memperhatikan secara terperinci, atau terlalu sibuk atau terganggu untuk mendapatkan nama mereka dengan betul, dan itu bukan mesej yang ingin anda kirimkan.

16. Ikuti nada anda

Sama seperti lelucon yang hilang dalam terjemahan, nada mudah disalahertikan tanpa konteks yang anda dapat dari isyarat suara dan ekspresi wajah. Oleh itu, mudah untuk datang kerana lebih tiba-tiba yang mungkin anda inginkan. Anda bermaksud 'berterus terang'; mereka membaca 'marah dan curt.'

Untuk mengelakkan salah faham, Pachter mengesyorkan anda membaca mesej anda dengan kuat sebelum menekan hantar. 'Sekiranya kedengarannya kasar bagi anda, itu akan terdengar kasar bagi pembaca,' katanya.

Untuk hasil terbaik, elakkan menggunakan kata-kata negatif yang jelas ('kegagalan', 'salah,' atau 'diabaikan'), dan selalu ucapkan 'tolong' dan 'terima kasih.'

17. Tidak ada yang sulit - jadi tulislah dengan sewajarnya

Sentiasa ingat apa yang dilupakan oleh bekas mantan Pengarah CIA David Petraeus, memberi amaran kepada Pachter: Setiap mesej elektronik meninggalkan jejak.

'Garis panduan asas adalah menganggap bahawa orang lain akan melihat apa yang anda tulis,' katanya, 'jadi jangan tulis apa-apa yang anda tidak mahu semua orang lihat.' Tafsiran yang lebih liberal: Jangan menulis apa-apa yang boleh merosakkan anda atau menyakitkan hati orang lain. Bagaimanapun, e-mel sangat mudah dihantar, dan lebih baik selamat daripada meminta maaf.

Ini cerita pertama kali muncul pada Orang Dalam Perniagaan .