Utama E-Mel 25 Petua untuk Menyempurnakan Etika E-mel Anda

25 Petua untuk Menyempurnakan Etika E-mel Anda

Horoskop Anda Untuk Esok

Pada zaman Internet , anda mungkin mendapati diri anda mengklik 'balas', menaip respons pantas, dan menekan 'kirim' tanpa memberi banyak pemikiran tentang apa yang baru sahaja anda tulis. Tetapi para pakar bersetuju bahawa tingkah laku e-mel anda berpotensi untuk mensabotaj reputasi anda secara peribadi dan profesional. Inc.com menghubungi beberapa pakar e-mel industri yang paling berpengalaman dan meminta mereka mempertimbangkan cara menyempurnakan etika e-mel anda.

1. Hanya membincangkan perkara awam. Kita semua pernah mendengar cerita mengenai e-mel 'peribadi' yang akhirnya disebarkan ke seluruh syarikat, dan dalam beberapa kes, di seluruh Internet. Salah satu perkara yang paling penting untuk dipertimbangkan mengenai etika e-mel adalah sama ada perkara yang anda bincangkan adalah perkara awam, atau sesuatu yang harus dibincangkan di belakang pintu tertutup. Tanyakan pada diri anda apakah topik yang dibincangkan adalah sesuatu yang anda tulis di kepala surat syarikat atau hantar di papan buletin untuk dilihat oleh semua sebelum mengklik 'hantar'. - Judith Kallos ,
pengarang Etika E-Mail Dipermudah, E-Mail: Manual, dan E-Mail: Panduan Menulisnya dengan Baik

2. Perkenalkan diri anda secara ringkas. Jangan menganggap orang yang menerima e-mel anda mengetahui siapa anda, atau tidak ingat bertemu dengan anda. Sekiranya anda tidak pasti sama ada penerima mengenali alamat atau nama e-mel anda, sertakan peringatan ringkas tentang siapa anda berhubung dengan orang yang anda hubungi; biografi diri anda yang formal dan luas tidak perlu. - Peggy Duncan , pakar produktiviti peribadi dan pengarang Menakluki Beban E-mel dengan Kebiasaan, Etika, dan Outlook 2007 yang Lebih Baik

Nota Editor: Mencari Perkhidmatan Pemasaran E-mel untuk syarikat anda? Sekiranya anda mahukan maklumat untuk membantu anda memilih yang sesuai untuk anda, gunakan borang soal selidik di bawah ini agar pasangan kami, BuyerZone, memberi anda maklumat secara percuma:



3. Jangan e-mel marah. ' E-mel dengan berita buruk, memecat pelanggan atau vendor, menyatakan kemarahan, menegur seseorang, meremehkan orang lain dalam e-mel (terutamanya jika anda mengatakan sesuatu yang kurang baik tentang bos anda) semuanya adalah perkara utama. Kerana e-mel kelihatan sangat tidak formal, banyak orang terjebak dalam perangkap ini. Sentiasa ingat bahawa surat-menyurat e-mel berlangsung selama-lamanya. - Lindsey Pollak , pakar kerjaya dan tempat kerja, perunding etika e-mel, dan pengarang Mendapat Dari Kolej ke Kerjaya

4. Gunakan tanda seru dengan berhati-hati. Bilangan maksimum tanda seru dalam e-mel perniagaan? Satu. Jika tidak, anda berisiko kelihatan kebudak-budakan dan tidak profesional. - Pollak

5. Berhati-hati dengan maklumat sulit. Jangan membincangkan maklumat sulit dalam e-mel seperti maklumat cukai seseorang atau butir-butir perjanjian perniagaan yang sangat sensitif. Sekiranya e-mel masuk ke tangan orang yang salah, anda mungkin menghadapi akibat serius - walaupun sah -. - Peter Post , pengarah Burlington, Emily Post Institute yang berpusat di Vermont, yang menawarkan nasihat etika dan jawapan kepada pertanyaan adab seperti etika perkahwinan, masalah keibubapaan dan adab meja.

6. Memberi respons tepat pada masanya. Kecuali jika anda bekerja dalam beberapa jenis kemampuan kecemasan, tidak perlu tersedia sebaik sahaja e-mel tiba. Bergantung pada sifat e-mel dan pengirim, respons dalam 24 hingga 48 jam boleh diterima. - Duncan

7. Jangan menghantar satu-satu kapal. 'Terima kasih,' dan 'Oh, OK' jangan teruskan perbualan dengan cara apa pun. Jangan ragu untuk meletakkan 'No Reply Necessary' di bahagian atas e-mel apabila anda tidak menjangkakan jawapan. - Duncan

8. Elakkan menggunakan jalan pintas untuk kata-kata, emoticon, jargon, atau slang yang sebenar. Perkataan dari orang dewasa, ahli perniagaan yang menggunakan jalan pintas seperti '4 u' (bukannya 'untuk anda'), 'Gr8' (untuk hebat) dalam e-mel yang berkaitan dengan perniagaan tidak boleh diterima. Sekiranya anda tidak meletakkan wajah tersenyum atau emoticon pada korespondensi perniagaan anda, anda tidak seharusnya memasukkannya ke dalam e-mel. Mana-mana perkara di atas berpotensi membuat anda kelihatan kurang profesional. - Duncan

9. Jaga kebersihannya. Tidak ada yang mengganggu penerima lebih daripada ketika orang membalas dan meninggalkan mesej tidak kemas, misalnya, rantai e-mel yang merangkumi karpet berlebihan (>>>), atau halaman dan halaman alamat e-mel yang tidak dilindungi menggunakan Bcc. Anda boleh menyingkirkan permaidani dengan memilih teks, Ctrl + F untuk menggunakan perintah Cari dan Ganti untuk mencari karet dan ganti semuanya dengan apa-apa. Anda boleh menyingkirkan semua alamat e-mel hanya dengan menghapus. Bersihkan, kemudian hantar. - Duncan

10. Jelas dalam baris subjek anda. Dengan peti masuk tersumbat oleh beratus-ratus e-mel sehari, sangat penting agar baris subjek anda berjaya. Cukup mudah dan deskriptif mengenai apa yang telah anda tulis. Jangkakan bahawa setiap e-mel dengan subjek yang comel, kabur, atau tidak jelas akan dibuang. Juga, bukti baris subjek anda dengan teliti seperti yang anda akan membuktikan e-mel yang lain. - Hantar



11. Jangan tersalah anggap sebagai Spam. Elakkan baris subjek yang terdapat dalam huruf besar, semua huruf kecil, dan yang merangkumi URL dan tanda seru - yang cenderung kelihatan seperti Spam kepada penerima. - Judith Kallos ,
pengarang Etika E-Mail Dipermudah, E-Mail: Manual, dan E-Mail: Panduan Menulisnya dengan Baik

12. Baris subjek anda mesti sepadan dengan mesej. Jangan sekali-kali membuka e-mel lama, tekan Balas, dan hantarkan mesej yang tidak ada kaitan dengan yang sebelumnya. Jangan teragak-agak untuk menukar subjek sebaik sahaja utas atau kandungan rantai e-mel berubah. - Peggy Duncan , pakar produktiviti peribadi dan pengarang Menakluki Beban E-mel dengan Kebiasaan, Etika, dan Outlook 2007 yang Lebih Baik

13. Beri amaran semasa menghantar lampiran besar. Menghantar lampiran besar yang tidak diumumkan dapat menyumbat peti masuk penerima dan menyebabkan e-mel penting lain melantun. Sekiranya anda menghantar sesuatu yang melebihi 500 KB, pengirim harus bertanya, 'Adakah anda keberatan jika saya menghantar lampiran kepada anda? Bilakah masa terbaik untuk anda? ' - Kallos

14. Tidak lebih dari dua lampiran, dan berikan nama yang logik. Kecuali jika diminta secara khusus, jangan mengirim mesej dengan lebih dari dua lampiran. Juga, berikan fail yang dilampirkan nama logik supaya penerima mengetahui sekilas subjek dan pengirimnya. - Duncan

15. Hantar atau salin orang lain hanya berdasarkan keperluan mengetahui. Sebelum anda mengklik Balas Semua atau meletakkan nama pada baris Cc atau Bcc, tanyakan pada diri anda apakah semua penerima memerlukan maklumat dalam mesej anda. Sekiranya tidak, mengapa perlu menghantarnya? Luangkan masa untuk menghantar mesej anda kepada orang yang tepat. - Duncan

16. Berhati-hati dengan 'balas semua.' Jangan tekan 'balas semua' melainkan setiap ahli di rantai e-mel perlu tahu. Anda ingin memastikan bahawa anda tidak menghantar semua orang dalam senarai jawapan anda-; sama ada mereka perlu tahu atau tidak. - Duncan

17. Angkat telefon. Apabila topik mempunyai banyak parameter yang perlu dijelaskan atau dirundingkan dan akan menimbulkan terlalu banyak pertanyaan dan kekeliruan, jangan mengatasinya melalui e-mel. Juga, e-mel tidak boleh digunakan untuk pembatalan mesyuarat, makan tengah hari, wawancara, dan tidak pernah berlaku untuk berita buruk. Sekiranya anda mempunyai pekerja atau rakan anda perlu menyampaikan berita buruk, panggilan telefon lebih disukai. Sekiranya berita yang harus anda sampaikan kepada kumpulan besar, e-mel lebih praktikal. - Duncan

18. Nilaikan kepentingan e-mel anda. Jangan gunakan pilihan keutamaan tinggi. Sekiranya anda menggunakan ciri ini secara berlebihan, tidak banyak orang akan menganggapnya serius. Penyelesaian yang lebih baik adalah dengan menggunakan baris subjek deskriptif yang menjelaskan dengan tepat apa maksud mesej. - Duncan

19. Menjaga privasi. Sekiranya anda menghantar mesej kepada sekumpulan orang dan anda perlu melindungi privasi senarai anda, anda harus selalu menggunakan 'Bcc.' Selain itu, elakkan daripada memberikan alamat e-mel kepada pihak ketiga (seperti Evite, buletin, dll.). Pastikan alamat yang anda berikan dengan senang hati kepada pihak ketiga agar tetap bersama mereka, terutamanya apabila perkhidmatan yang mereka tawarkan adalah percuma. - Duncan

20. Jauhkan pendek dan sampai ke titik. E-mel yang panjang adalah perkara masa lalu. Tulis dengan ringkas, dengan banyak ruang kosong, agar tidak membanjiri penerima. Pastikan ketika anda melihat apa yang anda kirimkan tidak kelihatan seperti beban untuk dibaca - jangan ragu menggunakan titik peluru. Orang yang membaca e-mel anda tidak perlu menggali beberapa perenggan untuk mengetahui apa yang anda minta. Anda harus menyatakan tujuan e-mel dalam dua ayat pertama. Jelas, dan berada di hadapan. - Lindsey Pollak , pakar kerjaya dan tempat kerja, perunding etika e-mel, dan pengarang Mendapat Dari Kolej ke Kerjaya



21. Ketahui khalayak anda. Ucapan dan log masuk e-mel anda harus sesuai dengan tahap rasa hormat dan formaliti orang yang anda berkomunikasi. Juga, tulis untuk orang yang akan membacanya - jika mereka cenderung sangat sopan dan formal, tulislah dalam bahasa itu. Perkara yang sama berlaku untuk penerima yang cenderung lebih tidak formal dan santai. - Lindsey Pollak , pakar kerjaya dan tempat kerja, perunding etika e-mel, dan pengarang Mendapat Dari Kolej ke Kerjaya

22. Sentiasa sertakan tandatangan. Anda tidak pernah mahu seseorang harus mencari cara untuk menghubungi anda. Sekiranya anda mahir di media sosial, sertakan semua maklumat media sosial anda dalam tandatangan anda juga. Tandatangan e-mel anda adalah cara yang baik untuk memberi tahu orang lebih banyak mengenai anda, terutamanya apabila alamat e-mel anda tidak termasuk nama penuh atau syarikat anda. - Pollak

23. Hanya gunakan auto-responder apabila perlu. Respons automatik yang bertuliskan, 'Terima kasih atas pesanan e-mel anda. Saya akan bertindak balas kepada anda secepat mungkin 'tidak berguna. Walau bagaimanapun, satu perkara yang sangat mustahak oleh mesej ini ialah menyedarkan spammer bahawa e-mel anda adalah nyata dan mereka dapat menambahkan anda ke senarai spam mereka. - Peggy Duncan , pakar produktiviti peribadi dan pengarang Menakluki Beban E-mel dengan Kebiasaan, Etika, dan Outlook 2007 yang Lebih Baik

24. Latih kakitangan anda. Pemilik perniagaan harus memastikan kakitangan mereka terlatih dalam komunikasi e-mel - jangan menganggap mereka tahu apa yang mereka lakukan, dan apa yang dianggap profesional. Tetapkan standard e-mel yang harus dipatuhi oleh semua orang di syarikat. - Pollak

25. E-mel anda adalah bayangan anda. Setiap e-mel yang anda kirim menambah, atau mengurangkan reputasi anda. Sekiranya e-mel anda tersebar, tidak teratur, dan dipenuhi dengan kesilapan, penerima akan cenderung menganggap anda sebagai ahli perniagaan yang tersebar, cuai, dan tidak teratur. Pendapat orang lain penting dan dalam dunia profesional, persepsi mereka terhadap anda akan menjadi penting bagi kejayaan anda. - Peter Post , pengarah Burlington, Emily Post Institute yang berpusat di Vermont, yang menawarkan nasihat etika dan jawapan kepada pertanyaan adab seperti etika perkahwinan, masalah keibubapaan dan adab meja.

Nota Editor: Mencari Perkhidmatan Pemasaran E-mel untuk syarikat anda? Sekiranya anda mahukan maklumat untuk membantu anda memilih yang sesuai untuk anda, gunakan borang soal selidik di bawah ini agar pasangan kami, BuyerZone, memberi anda maklumat secara percuma:

Pengungkapan Editorial: Inc. menulis mengenai produk dan perkhidmatan dalam artikel ini dan artikel lain. Artikel-artikel ini bebas dari segi editorial - itu bermaksud editor dan wartawan meneliti dan menulis mengenai produk-produk ini tanpa pengaruh dari mana-mana bahagian pemasaran atau penjualan. Dengan kata lain, tidak ada yang memberitahu wartawan atau editor kita apa yang harus ditulis atau memasukkan maklumat positif atau negatif tertentu mengenai produk atau perkhidmatan ini dalam artikel. Kandungan artikel sepenuhnya terletak pada budi bicara wartawan dan penyunting. Anda akan melihat, bagaimanapun, bahawa kadang-kadang kami memasukkan pautan ke produk dan perkhidmatan ini dalam artikel. Apabila pembaca mengklik pautan ini, dan membeli produk atau perkhidmatan ini, Inc mungkin mendapat ganti rugi. Model pengiklanan berasaskan e-dagang ini - seperti setiap iklan lain di halaman artikel kami - tidak memberi kesan pada liputan editorial kami. Pelapor dan editor tidak menambahkan pautan tersebut, dan juga tidak akan menguruskannya. Model pengiklanan ini, seperti yang lain yang anda lihat di Inc, menyokong kewartawanan bebas yang anda dapati di laman web ini.