Adakah anda mengambil pembantu peribadi yang berjimat anda masa atau siapa yang memerlukan masa?
Baru-baru ini, saya menjemput tiga puluh lima pelanggan bimbingan perniagaan utama saya ke tempat percutian peribadi di Jackson Hole, Wyoming, tempat saya tinggal. Kami membincangkan pelbagai aspek kepemimpinan - cara pemilik perniagaan dapat mencipta kelebihan strategik dan hasil terobosan untuk diri mereka sendiri dan syarikat mereka - ketika seseorang bertanya tentang saya pengurusan masa .
Pertanyaan itu mendorong perbualan yang meriah mengenai cara terbaik yang masing-masing kita dapat memanfaatkan masa kita. Dan menjadi jelas bahawa para usahawan yang sangat berjaya yang kami miliki di bilik itu kehilangan masa yang berharga kerana pembantu mereka tidak cukup berkebolehan atau cukup berkuasa untuk melakukan kerja yang diperlukan oleh mereka. Oleh itu, saya mula bercakap mengenai pentingnya pengambilan pembantu yang paling sesuai dengan keperluan anda - dan apa yang boleh anda lakukan untuk membantu mereka membantu anda.
Dalam dua puluh lima tahun di syarikat yang berlainan dan di bandar yang berlainan, saya mempunyai pembantu yang bekerja dari pejabat saya, pembantu yang telah bekerja jauh tetapi tempatan, dan pembantu yang bekerja secara harfiah sejauh ribuan batu dari saya. Dalam prosesnya, saya dapati bahawa terdapat empat tahap pembantu. Dan pengambilan pekerja pembantu yang tepat sangat penting untuk memanfaatkan masa anda.
Tahap 1: The Gofer
Pembantu pada peringkat pertama ini memerlukan arahan langsung dan pengawasan yang ketat. Mereka dapat memindahkan objek dari titik A ke titik B. Mereka boleh menghantar e-mel bagi pihak anda - apabila diberitahu apa yang harus ditulis. Mereka boleh mengambil transkripsi dan mengimbas dokumen dan memasukkan dokumen tersebut ke dalam folder mengikut arahan anda. Dengan gofer, anda memberi mereka petunjuk setiap langkah
Jadi anda jimat sesetengah masa - bagaimanapun, gofer anda adalah orang yang sebenarnya melakukan tugas - tetapi, sebenarnya, anda harus melakukan semua pemikiran mereka untuk mereka. Yang memberikan had yang sukar pada jumlah masa yang anda benar-benar dapat memanfaatkan dengan bekerja dengan gofer.
Ini jelas bukan jenis pembantu peribadi yang harus anda ambil.
Tahap 2: Pembantu Tadbir
Pembantu tadbir atau 'pentadbir' adalah seseorang yang dapat menangani banyak tugas dengan baik, selagi ada proses yang jelas untuk mereka dan tugas-tugas itu berada dalam batas apa yang mereka harapkan atau apa yang biasa mereka tangani .
Berita baiknya adalah bahawa pentadbir jauh lebih berautonomi daripada gofer. Pentadbir benar-benar dapat membantu memanfaatkan masa anda selagi mereka mengikuti proses dan prosedur yang diketahui untuk mendapatkan hasil yang diketahui. Mereka unggul dengan tugas yang konkrit dan pasti.
Tetapi mereka menghadapi masalah ketika keadaan menjadi samar - ketika mereka diminta untuk menangani tugas di mana kejayaan tidak dijamin. Mereka takut untuk mengacau. Mereka takut membuat kesilapan. Kerana mereka tahu bahawa mereka akan dipertanggungjawabkan atas kesalahan mereka. Mereka mungkin menghadapi masalah. Itulah mereka enggan menggunakan budi bicara mereka sendiri.
Oleh itu, pentadbir dapat membantu memanfaatkan masa anda dengan lebih banyak daripada yang dapat dilakukan oleh orang lain, tetapi mereka akan menjauhi tugas di mana pertolongan mungkin sangat berharga.
Tahap 3: Pembantu Eksekutif
musang tasik kari 10 umur
Pembantu eksekutif tidak ditangguhkan oleh ketidakpastian. Mereka dapat mengambil tugas yang tidak jelas dan benar-benar mengetahui, dalam batasan tertentu, bagaimana membuatnya berfungsi. Mereka dapat menangani tugas-tugas yang ada dilakarkan bukannya menjadi direkayasa keluar.
Tugasan kejuruteraan - jenis tugas yang dirasakan paling selesa oleh pembantu pentadbiran - diproses dengan baik. Langkah-langkah yang diperlukan dibentangkan dengan jelas terlebih dahulu.
Sebaliknya, apabila anda memberikan tugas sketsa kepada pembantu eksekutif, anda biasanya akan mengatakan sesuatu seperti, ' Inilah yang ingin saya capai. Berikut adalah beberapa pemboleh ubah semasa bermain. Berikut adalah beberapa perkara yang mungkin anda ingin pertimbangkan . Anda cari selebihnya . '
Pembantu eksekutif sangat autonomi; mereka hanya memerlukan pertolongan untuk memahami konteks permintaan anda. Mereka memerlukan sejumlah maklumat asas untuk membantu mereka membuat keputusan yang baik bagi pihak anda. Mereka memerlukan anda untuk menyampaikan harapan dan pilihan anda.
Contohnya, ketika melakukan perjalanan, anda ingin memberitahu mereka dalam keadaan yang anda ingin naik taraf ke kelas perkhidmatan kapal terbang yang lebih tinggi, hotel jenis apa yang anda suka dan jenis kawasan kejiranan yang anda lebih suka menginap.
Konteks itu juga boleh menjadi lebih mendalam. Bagi saya, saya ingin mempunyai pembantu eksekutif saya di dalam peti masuk saya. Sebahagiannya sangat membantu kerana dapat mengurangkan bilangan e-mel yang perlu saya tangani: jika saya mendapat seratus e-mel sehari, saya akan mengatakan bahawa pembantu eksekutif saya mengendalikan, mengagihkan semula atau menghapus kira-kira lima puluh hingga tujuh puluh daripadanya.
Tetapi memilikinya di sana juga bermanfaat kerana dia melihat konteks perniagaan saya. Kerana dia tahu apa yang saya kerjakan dan dengan siapa, dia dapat membuat keputusan yang lebih baik mengenai siapa yang harus mengadakan pertemuan dengan saya. Sebagai contoh, jika dia melihat bahawa saya bertukar banyak e-mel dengan Joe mengenai projek tertentu dan kemudian Joe meminta pertemuan dan mengatakan bahawa ia perlu berlaku sebelum tarikh akhir tertentu, dia dapat menentukan bahawa projek itu sangat penting untuk saya dan pertemuan itu mungkin juga. Jadi dia akan mengambil inisiatif untuk mengatur pertemuan itu untuk saya dan hanya memberikan saya nota yang bermaksud, ' Joe mengatakan bahawa dia benar-benar perlu bertemu dengan anda sebelum tarikh akhir ini, jadi saya memasukkannya selama setengah jam, dari 2:45 hingga 3:15 . '
Pembantu eksekutif benar-benar dapat membantu anda memanfaatkan masa anda, selagi anda memberi mereka konteks yang baik.
Tahap 4: Ketua Staf atau Pegawai Eksekutif
Akhirnya kita mempunyai ketua kakitangan - atau, dalam tentera, pegawai eksekutif. Pembantu ini seperti COO peribadi untuk aktiviti perniagaan anda. Mereka memahami objektif anda. Mereka tahu siapa semua pemain utama. Dan mereka mampu memperoleh hasil sendiri sambil mengambil sebahagian besar - atau bahkan sebahagian besar - beban pentadbiran dari bahu anda.
Seorang ketua kakitangan akan mengambil inisiatif dan benar-benar menindaklanjuti dan mendaftar masuk dengan laporan langsung anda bagi pihak anda. Walaupun pembantu tadbir atau eksekutif mungkin membuat catatan dalam mesyuarat, ketua pegawai anda akan melihat perkara yang perlu ditindaklanjuti dan melakukan tindakan susulan itu sendiri. Ketua kakitangan anda akan berusaha untuk berpusing kembali dengan Cindy selepas perjumpaan untuk memastikan bahawa dia benar-benar memperoleh empat barang itu dan kemudian memeriksa dua hari kemudian untuk melihat bagaimana dia melakukannya.
Malangnya, kebanyakan orang mengupah pegawai dan pembantu pentadbiran - orang yang hanya dapat membantu dengan tugas yang jelas. Tetapi sebagai pemilik perniagaan, kebanyakan kita tidak terlalu berorientasikan proses; kita hidup di dunia yang lebih kabur. Oleh itu, kita sangat memerlukan, sekurang-kurangnya, pembantu eksekutif yang dapat menangani situasi yang lebih kabur.
Walaupun ketua kakitangannya hebat, biasanya anda hanya akan menjumpai mereka di syarikat pertengahan dan syarikat yang lebih besar. Sekiranya anda mempunyai syarikat yang lebih kecil, anda mungkin mempunyai ketua staf jenis orang dalam pasukan anda, tetapi mereka tidak akan ditugaskan secara eksklusif kepada anda. Mereka mungkin menjalankan operasi anda sebagai gantinya, atau, jika perniagaan anda sedikit lebih besar, mereka mungkin COO anda.
Dan itu adalah perkara penting yang perlu diperhatikan juga bahawa tajuk-tajuk ini sewenang-wenangnya. Sebilangan besar orang yang bergelar 'Pembantu Eksekutif' benar-benar hanya gofers. Dan banyak orang yang diambil bekerja sebagai gofer benar-benar berprestasi di peringkat pembantu eksekutif. (Yang terakhir ini sangat biasa di dunia hiburan.)
Oleh itu, semasa anda memikirkan untuk mengambil pembantu seterusnya, pertimbangkan jenis pembantu yang anda perlukan. Dan, apa sahaja yang anda putuskan, pastikan untuk mencari kualiti tersebut semasa temu ramah.
Akhirnya, petua pro-bonus: mengupah seseorang dengan kemampuan lebih sedikit daripada yang anda fikirkan perlukan. Lagipun, anda mahu syarikat anda berkembang, bukan?
Sekiranya anda menikmati idea yang saya kongsi, maka saya menggalakkan anda memuat turun salinan percuma buku terbaharu saya, Bangun Perniagaan, Bukan Pekerjaan . Tekan di sini untuk maklumat lengkap dan mendapatkan salinan percuma anda.
