Terdapat banyak sebab untuk perniagaan menguruskan fail elektronik dan mendigitalkan dokumen mereka. Membuat struktur untuk menyusun dan berkongsi maklumat adalah satu faedah; seperti mengurangi kertas, membuat jejak audit, memastikan kepatuhan peraturan, dan memfasilitasi kolaborasi dalaman dan luaran. Sistem pengurusan dokumen (DMS) membantu syarikat mendigitalkan, menyimpan, mengurus, dan mengesan dokumen, objek data dan gambar secara elektronik. Sama ada disebut sebagai sistem, perisian atau penyelesaian, penawaran DMS dilengkapi dengan pelbagai ciri dan tanda harga. Kami telah menyediakan beberapa kategori terbaik untuk menolong anda menyelesaikan apa yang boleh menjadi pelbagai pilihan yang membingungkan.
Dalam ulasan kami, kami menjumpai banyak persembahan. Beberapa sistem menumpukan pada membolehkan penyimpanan, carian, keselamatan dan merangkumi beberapa fungsi penyemakan dokumen dan perkongsian dokumen. Yang lain melampaui DMS yang menyediakan banyak loceng dan peluit (dan pemalam) untuk spektrum keupayaan seperti pembuatan aliran kerja, pengurusan tugas, kolaborasi, peraturan automatik, dan banyak lagi.
Memandangkan banyak pilihan, menentukan sistem yang betul boleh menjadi menakutkan. Kami bercakap dengan Jennifer Pankow, Pengurus, Client Success, SHI International Corp., yang membantu mempermudahnya: 'Dari keputusan perniagaan tanyakan pada diri sendiri' Apa yang membuat saya dapat membantu meningkatkan perniagaan saya atau memenuhi keperluan kritikal? ' Inilah yang kami bantu pelanggan melihat dan memetakan penyelesaiannya. Daripada berfikir 'Saya memerlukan DMS', tanyakan: 'Apa yang perlu saya lakukan?' Kemudian sempitkan pilihan anda ke jalan penyelesaian yang mana, dan bahagian mana yang boleh dibuat. '
adakah debby ryan seorang lesbian
Soalan lain yang perlu dipertimbangkan adalah: Di mana saya mahu fail saya disimpan? Terdapat tiga jenis DMS: Cloud, on-premise dan hybrid.
Awan: Dengan perkhidmatan ini, dokumen anda berada di awan vendor - siap untuk akses mudah alih kapan saja dan di mana sahaja anda mempunyai internet. Penyimpanan mungkin dibatasi oleh kontrak anda (walaupun kebanyakan perkhidmatan menawarkan pelbagai tahap penyimpanan dan harga yang berkaitan), tetapi selalunya pilihan yang berpatutan merangkumi pengurusan dan kemas kini sistem, dan fail disandarkan ke awan.
Di Premis: Pilihan ini membolehkan lebih banyak penyesuaian kerana DMS berada di pelayan anda, dan anda tidak terhad kepada penyimpanan peringkat kontrak. Tetapi kos pendahuluan mungkin menakutkan, penyelenggaraan IT mungkin tambahan, dan anda perlu melaksanakan protokol sandaran sekiranya pelayan anda turun.
Hibrid: Kombo on-premise dan cloud ini dapat memberi anda fleksibiliti untuk menggunakan cloud untuk beberapa jenis dokumen sementara anda mengelakkan migrasi kandungan lama yang tidak memerlukan akses mudah alih.
Apabila melihat pilihan DMS faktor utama yang perlu dipertimbangkan adalah:
Keselamatan: Salah satu aspeknya adalah kemampuan anda untuk mengawal akses dan menetapkan izin untuk dokumen dan fail dalam sistem. Menilai bagaimana fail ini dikongsi dengan selamat secara dalaman dan luaran adalah penting. Aspek lain adalah tahap keselamatan melindungi data anda di mana ia disimpan. Sekiranya anda mencari penyelesaian awan, pastikan keselamatan vendor untuk pusat data mereka mencukupi untuk melindungi data anda dan mematuhi peraturan apa pun untuk industri anda.
Mengimbas: Sekiranya anda lemas di dalam kertas, cari sistem yang membolehkan untuk mengimbas sejumlah besar dokumen dengan ciri untuk penamaan dan pemfailan automatik. Satu ciri yang berpotensi, Pengecaman Karakter Optik (OCR), mengubah dokumen yang diimbas menjadi fail yang boleh diedit dan dicari.
Cari: Adalah bijak untuk memastikan bahawa tidak kira bagaimana sistem mengatur fail anda, kemampuan carian membolehkan carian kata kunci teks penuh dalam fail (bukan hanya berdasarkan tajuk).
Akses, Edit, Monitor: Sejauh mana keperluan perniagaan anda untuk membuat, mengakses dan menukar dokumen? Semasa menyemak DMS, lihat:
- Pengaturan akses / kebenaran dokumen dan fail, mis., Apakah peran ditetapkan, apakah akses ditetapkan berdasarkan dokumen, folder atau keduanya, dapatkah Anda menetapkan izin oleh individu dan kumpulan?
- Perkongsian / penyuntingan fail, iaitu, adakah daftar masuk / keluar, bolehkah banyak pengguna mengedit sekaligus?
- Pemantauan dan penjejakan, misalnya, anda dapat melihat siapa yang telah melihat dokumen tersebut, adakah anda mendapat log aktiviti / audit, bolehkah anda menetapkan amaran?
- Kawalan versi, iaitu anda dapat melihat sejarah versi, bagaimana sistem memastikan versi terbaru sedang dikerjakan, dapatkah Anda mengakses versi sebelumnya?
- Pembuatan, pemasangan dan pengarkiban, iaitu, apa ciri yang ada sepanjang hayat dokumen dari pembuatan hingga pengarkiban?
Kerjasama: Berapa banyak kerjasama dalaman dan luaran yang anda perlukan untuk memperkasakan? Walaupun kawalan versi, penyuntingan dan tandatangan elektronik mungkin merupakan ciri DMS yang agak standard, beberapa sistem termasuk aliran kerja, pengarang bersama, pengurusan tugas, amaran, pesanan dan banyak lagi.
Keramahan pengguna: Anda mahukan hampir 100% penggunaan sistem yang anda dapat. Pastikan alat dan antara muka mesra pengguna dan intuitif, supaya pasukan anda dapat menggunakannya dengan mudah.
Mobiliti: Sekiranya akses mudah alih menjadi keutamaan, cari sistem yang serasi dengan semua peranti. Pertimbangkan satu yang mempunyai aplikasi yang meniru pengalaman desktop.
Kesepaduan: Terdapat pelbagai kemampuan integrasi di antara tawaran DMS yang kami kaji. Ketahui sistem yang anda perlukan untuk menggabungkan DMS anda. Sebagai contoh, keinginan anda untuk mengelakkan daripada memindahkan fail dari storan awan yang ada, misalnya, Drobox, Microsoft Cloud, Google Drive, dll., Atau keperluan anda untuk berhubung dengan CRM, sistem pengurusan kandungan, atau perisian perakaunan anda boleh mendorong keputusan vendor anda .
Sokongan: Seperti mana-mana perkhidmatan vendor, pastikan anda memahami bagaimana sokongan diberikan. Sebilangan besar vendor yang kami kaji mempunyai beberapa pilihan sokongan termasuk e-mel, sembang dalam talian dan telefon - walaupun waktu kadangkala terhad. Sebilangan hanya menawarkan sokongan melalui sistem tiket. Pilih yang sesuai dengan tahap dan jenis sokongan yang anda perlukan.
Harga: Harga DMS berbeza mengikut vendor dan perkhidmatan. Seperti yang dirujuk sebelumnya, DMS di premis mempunyai kos pendahuluan yang besar. Walau bagaimanapun, dengan perkhidmatan cloud, anda mungkin akan membayar yuran bulanan atau tahunan yang ditentukan berdasarkan setiap pengguna / bulan atau kapasiti penyimpanan, dan ciri tambahan boleh menambah kos. Oleh itu, pertimbangkan kos berterusan anda dan sebarang kenaikan yang akan berlaku sekiranya keperluan anda meningkat.
Catatan Editor: Mencari Perisian Pengurusan Dokumen untuk syarikat anda? Sekiranya anda mahukan maklumat untuk membantu anda memilih yang sesuai untuk anda, gunakan soal selidik di bawah ini agar pasangan kami, BuyerZone, memberi anda maklumat secara percuma:
Dalam pencarian DMS 'Terbaik', kami menemui calon yang berkelayakan dalam beberapa kategori:
Pemenang Keseluruhan, Perisian / Sistem Pengurusan Dokumen Terbaik untuk Perniagaan Kecil: eFileCabinet
eFileCabinet mendapat undian kami sebagai Pemenang Keseluruhan Terbaik untuk Perisian / Sistem Pengurusan Dokumen untuk Perniagaan Kecil 2018. DMS adalah apa yang dilakukan oleh eFileCabinet. Ini adalah tawaran hebat yang mempromosikan kemudahan penggunaannya, akses mudah alih, carian maju 'tidak pernah kehilangan apa-apa' dan tahap keselamatan yang tinggi.
Kelebihan: Terdapat banyak tawaran fitur DMS dengan penambahan fitur baru seperti aliran kerja (kini tersedia dalam versi beta). Keselamatan dan pematuhan adalah bidang tumpuan.
Keburukan: Sokongan pelanggan, walaupun cepat bertindak balas melalui telefon, e-mel atau sembang, hanya tersedia pada waktu perniagaan. Juga, ini bukan pilihan DMS yang paling murah; tetapi bukan yang paling mahal.
Lihat ulasan eFileCabinet penuh kami.
Perisian / Sistem Pengurusan Dokumen Percuma Terbaik untuk Perniagaan Kecil: Dokumen Zoho
Walaupun banyak vendor DMS menawarkan percubaan percuma, versi percuma jarang berlaku. Yang biasa kami temui hanya dibenarkan untuk satu akaun pengguna. Menawarkan 5GB storan / pengguna sehingga 25 ahli pasukan secara percuma memperoleh Zoho Docs sebagai pengiktirafan kami sebagai Perisian Pengurusan Dokumen Percuma Terbaik untuk Perniagaan Kecil 2018.
Kelebihan: Zoho Docs menunjukkan keselamatan dan kepatuhan yang kuat, mempunyai antara muka pengguna yang mesra, forum dalam talian untuk sokongan dan banyak ciri perkhidmatan berbayar yang kami kaji.
Keburukan: Zoho Docs, seperti Google Docs, mempunyai format tersendiri untuk fail. Beberapa pengguna memberi komen bahawa bekerja dengan dokumen Word dalam sistem ini lebih mencabar daripada yang mereka mahukan.
Baca sepenuhnya kami Ulasan Dokumen Zoho .
Perisian / Sistem Pengurusan Dokumen Terbaik untuk Perkhidmatan Pelanggan: eFileCabinet
eFileCabinet mendapat undian kami sebagai Perisian / Sistem Pengurusan Dokumen Terbaik untuk Perkhidmatan Pelanggan pada tahun 2018. Walaupun DMS ini mungkin berharga lebih tinggi daripada beberapa pesaing, beberapa ulasan pengguna menyatakan bahawa ia berbaloi kerana orang dan perkhidmatan pelanggan. Pasukan Kejayaan Pelanggan berkomitmen untuk setiap pelanggan baru yang menerima panggilan tepat setelah pembelian untuk memastikan mereka memahami sepenuhnya produk tersebut dan syarikat mereka dapat memanfaatkannya.
Kelebihan: Semasa menghubungi khidmat pelanggan melalui tiga kaedah mereka, iaitu, berbual, telefon dan e-mel, kami mendengarnya dengan cepat, dan perwakilannya ramah, profesional dan membantu.
Keburukan: Sokongan pelanggan hanya tersedia pada waktu perniagaan (8 pagi - 5 petang MT) Isnin hingga Jumaat.
Lihat ulasan eFileCabinet penuh kami.
heather graham bernilai bersih 2017
Perisian / Sistem Pengurusan Dokumen Terbaik untuk Kerjasama: SharePoint
SharePoint, DMS dari Microsoft, merangkumi banyak ciri yang akan menarik minat syarikat atau pasukan yang perlu berkolaborasi dengan cekap. Direka dengan tujuan untuk 'memperkasakan kerja berpasukan' dan 'kolaborasi yang lancar di seluruh organisasi', SharePoint adalah pilihan kami untuk Perisian / Sistem Pengurusan Dokumen Terbaik untuk Kolaborasi 2018.
Kelebihan: Sebagai produk Microsoft, SharePoint memberikan tahap keselamatan dan sokongan pelanggan yang tinggi dengan pelbagai titik harga. Keupayaan kelihatan hampir tidak berkesudahan apabila mempertimbangkan rangkaian penawaran Microsoft yang lengkap dengan SharePoint.
Keburukan: Banyak ulasan menunjukkan bahawa untuk menggunakan sepenuhnya kepakaran dan penyesuaian SharePoint diperlukan. Ini berpotensi menjadikan penyelesaian terlalu memakan masa dan mahal untuk perniagaan kecil.
Lihat ulasan SharePoint penuh kami.
Perisian / Sistem Pengurusan Dokumen Terbaik untuk Firma Undang-Undang: M-Files
Oleh kerana firma undang-undang berurusan dengan banyak dokumen, kebanyakan mengandungi maklumat sulit dan sensitif, ada pertimbangan tambahan untuk memilih DMS. Menurut artikel dalam Jurnal ABA, ' Berikut ialah Perundangan Perundangan Perisian Pengurusan Dokumen , 'komponen pengurusan dokumen dalam perisian pengurusan praktik yang digunakan firma undang-undang mungkin mencukupi untuk amalan solo atau firma kecil dalam bidang praktik yang tidak berat dokumen. Tetapi bagi syarikat kecil yang menguruskan sejumlah besar dokumen, mencari sistem yang berdiri sendiri yang dapat berintegrasi dengan perisian pengurusan dan perakaunan amalan anda yang ada mungkin sangat bermanfaat. Kerana teknologi inovatif, keamanan, dukungan untuk pematuhan data, dan kemampuan integrasi, pilihan kami untuk Perisian / Sistem Pengurusan Dokumen Terbaik untuk Firma Undang-undang adalah M-Files.
Kelebihan: Sebagai tambahan kepada ciri DMS yang mantap seperti kemampuan mengimbas, OCR untuk mengatur dan mencari, dan kawalan akses, teknologi ini menawarkan aliran kerja kelulusan kontrak firma undang-undang dan menyokong eDiscovery.
Keburukan: M-Files tidak menawarkan pakej yang telah dikonfigurasi sebelumnya kerana sebilangan pesaing melakukannya, sukar untuk mengukur berapa kos yang akan dikeluarkan oleh firma guaman kecil untuk mendapatkan ciri yang mereka perlukan. Penyelesaian disesuaikan untuk setiap pelanggan dan harga bermula di bawah $ 2,000 setiap tahun.
Baca ulasan M-Files isi.
Perkhidmatan Pengurusan Dokumen Lain
Sebagai tambahan kepada yang kami pilih dalam kategori Best Of kami, berikut adalah syarikat lain yang kami kaji:
Dokmee menjelaskan bahawa ia menawarkan sebagai sistem pengurusan dokumen yang selamat dan mudah digunakan yang direka untuk pelbagai tujuan termasuk tangkapan dan penyimpanan dokumen, carian dan pengambilan, dan perkongsian fail.
Asite suite pengurusan dokumen digunakan oleh syarikat seni bina, kejuruteraan dan pembinaan untuk aliran kerja, pengurusan maklumat dan pematuhan dengan piawaian global.
Awan DocuWare digitalisasi proses kertas, membolehkan konfigurasi aliran kerja tersuai, dan berintegrasi dengan ERP, CRM dan sistem lain.
Awan Dokumen Adobe termasuk Acrobat DC untuk produktiviti PDF dan Adobe Sign untuk e-signing bersepadu.
Perniagaan Hightail , sebelumnya YouSendIt, terdiri dari persembahan Perkongsian Fail dan Kolaborasi Kreatif mereka.
Ascencio ONLYOFFICE menyediakan penyunting dokumen dalam talian dan alat perniagaan produktiviti melalui Cloud atau rangkaian peribadi.
Alfresco Satu dari Alfresco Software, Inc. adalah platform Pengurusan Kandungan Perusahaan (ECM) yang merangkumi pengurusan dokumen, kolaborasi dan automasi proses.
Metodologi
Kami menggunakan tinjauan luas mengenai istilah carian, tren sosial dan penyelidikan web untuk menyempitkan senarai tawaran DMS kami. Kami menemu ramah profesional perkhidmatan pelanggan yang mempunyai pengalaman menggunakan DMS dan membantu pelanggan dengan keputusan pengurusan kandungan atau pembelian perisian mereka. Dengan pilihan kami yang semakin sempit, kami kemudian mengkaji laman web setiap syarikat dan menyaksikan demo atau mendaftar untuk percubaan, dan membandingkan penawaran yang khusus mengenai jenis perkhidmatan, harga, perkhidmatan pelanggan, skalabilitas, fungsi, kemudahan penggunaan, ulasan pelanggan, laman web perniagaan dan teknologi ulasan dan anugerah. Untuk sebarang maklumat yang hilang, kami menghubungi syarikat tersebut. Dalam proses ini, kami tidak hanya mengisi jurang maklumat, tetapi juga menilai kepantasan dan ketelitian mereka.
Pengungkapan Editorial: Inc. menulis mengenai produk dan perkhidmatan dalam artikel ini dan artikel lain. Artikel-artikel ini bebas dari segi editorial - itu bermaksud editor dan wartawan meneliti dan menulis mengenai produk-produk ini bebas dari pengaruh mana-mana bahagian pemasaran atau penjualan. Dengan kata lain, tidak ada yang memberitahu wartawan atau penyunting kami apa yang harus ditulis atau memasukkan maklumat positif atau negatif mengenai produk atau perkhidmatan ini dalam artikel. Kandungan artikel sepenuhnya terletak pada budi bicara wartawan dan penyunting. Anda akan melihat, bagaimanapun, bahawa kadang-kadang kami memasukkan pautan ke produk dan perkhidmatan dalam artikel. Apabila pembaca mengklik pautan ini, dan membeli produk atau perkhidmatan ini, Inc mungkin mendapat ganti rugi. Model pengiklanan berasaskan e-dagang ini - seperti setiap iklan lain di halaman artikel kami - tidak memberi kesan pada liputan editorial kami. Pelapor dan editor tidak menambahkan pautan tersebut, dan juga tidak akan menguruskannya. Iklan ini, seperti yang lain yang anda lihat di Inc, menyokong kewartawanan bebas yang anda dapati di laman web ini.
Catatan Editor: Mencari Perisian Pengurusan Dokumen untuk syarikat anda? Sekiranya anda mahukan maklumat untuk membantu anda memilih yang sesuai untuk anda, gunakan soal selidik di bawah ini agar pasangan kami, BuyerZone, memberi anda maklumat secara percuma:
Catatan Editor: Mencari Perisian Pengurusan Dokumen untuk syarikat anda? Sekiranya anda mahukan maklumat untuk membantu anda memilih yang sesuai untuk anda, gunakan soal selidik di bawah ini agar pasangan kami, BuyerZone, memberi anda maklumat secara percuma:
Pengungkapan Editorial: Inc. menulis mengenai produk dan perkhidmatan dalam artikel ini dan artikel lain. Artikel-artikel ini bebas dari segi editorial - itu bermaksud editor dan wartawan meneliti dan menulis mengenai produk ini tanpa sebarang pengaruh dari jabatan pemasaran atau penjualan. Dengan kata lain, tidak ada yang memberitahu wartawan atau penyunting kami apa yang harus ditulis atau memasukkan maklumat positif atau negatif mengenai produk atau perkhidmatan ini dalam artikel. Kandungan artikel sepenuhnya terletak pada budi bicara wartawan dan penyunting. Anda akan melihat, bagaimanapun, bahawa kadang-kadang kami memasukkan pautan ke produk dan perkhidmatan ini dalam artikel. Apabila pembaca mengklik pautan ini, dan membeli produk atau perkhidmatan ini, Inc mungkin mendapat ganti rugi. Model pengiklanan berasaskan e-dagang ini - seperti setiap iklan lain di halaman artikel kami - tidak memberi kesan pada liputan editorial kami. Pelapor dan editor tidak menambahkan pautan tersebut, dan juga tidak akan menguruskannya. Model pengiklanan ini, seperti yang lain yang anda lihat di Inc, menyokong kewartawanan bebas yang anda dapati di laman web ini.
