Bagi sebilangan usahawan, perjumpaan adalah sama dengan bersenam, mereka tidak menyeronokkan tetapi anda tahu itu perlu. Kadang-kadang perjumpaan cepat dan tepat dan waktu lain mereka mengambil sebahagian daripada hari anda. Tetapi, tidak kira berapa lama perjumpaan berlangsung, apa yang paling penting adalah apa yang anda dapat.
Anda mempunyai tarikh akhir untuk dipenuhi, banyak tugas yang perlu diselesaikan dan seluruh pasukan untuk dikendalikan. Masa adalah wang dan jika tidak ditangani dengan betul, mesyuarat boleh memakan banyak masa yang berharga. Untuk membantu anda memanfaatkan sepenuhnya perjumpaan pasukan, anda dan pekerja anda boleh mengikuti panduan lima langkah ini. Anda akan cepat menyedari bahawa anda dan pasukan anda akan mengetuai perjumpaan yang lebih produktif, lebih kerap.
cuba gooding jr nilai bersih 2016
1. Membangunkan dan menyebarkan agenda.
Menyiapkan agenda mesyuarat terlebih dahulu membolehkan anda membuat rancangan permainan yang mantap. Anda boleh menyenaraikan semua perkara penting yang ingin anda bincangkan dan tujuan yang ingin anda capai pada akhir perjumpaan. Jadikannya ringkas dan masukkan isi tempat kosong untuk perkara yang anda ingin ketahui.
Di bahagian belakang agenda anda boleh membuat senarai kosong bernombor untuk item tindakan. Ini membolehkan para peserta mesyuarat menulis apa sahaja yang perlu mereka lakukan sebagai hasil daripada perjumpaan itu, dan ini menyimpan semua perkara di satu tempat.
Setelah agenda selesai, hantarkan kepada pasukan anda. Mereka akan dapat melihat dengan tepat apa yang ingin anda bincangkan, soalan apa yang mungkin anda miliki dan jenis idea atau kebimbangan apa yang mungkin ingin mereka kemukakan. Agenda membantu semua orang merasa teratur tentang apa yang diharapkan dan apa yang diharapkan daripada mereka semasa pertemuan.
2. Rancangkan agenda.
Agendanya hanyalah senarai titik perbincangan. Adalah mustahak agar semua orang menyemak agenda sebelum mesyuarat untuk menyiapkan senarai soalan, jawapan atau nasihat di samping setiap perkara. Ini akan menjadikan semua orang sentiasa topik, membincangkan semua perkara yang perlu dibincangkan sebelum meneruskan perkara seterusnya dalam agenda.
Pada akhir setiap topik, tanyakan kepada semua orang, 'Adakah orang yang mempunyai pertanyaan sebelum kita melanjutkan?' Ini adalah peluang untuk mengemukakan soalan lain sementara maklumatnya masih segar di fikiran semua orang.
3. Pergi 'gelap' sebelum setiap perjumpaan.
Galakkan pasukan anda untuk mengambil agenda bersama mereka dan pergi 'gelap', atau menjauhkan diri dari gangguan, untuk fokus membawa kemas kini dan idea baru ke meja. Contohnya, apabila anda memutuskan untuk mengadakan pertemuan percambahan idea, minta semua orang mencurahkan 10-15 minit percambahan idea sebelum mesyuarat untuk menyediakan senarai idea untuk dibincangkan. Mereka bahkan dapat menambahkan idea dan nota mereka ke salinan agenda mereka sebagai panduan rujukan cepat.
Ini akan membolehkan anda dan pasukan anda melompat ke dalam mesyuarat dan pergi ke meja untuk membincangkan idea semasa mereka berada di fikiran. Daripada menunggu jangka masa yang panjang untuk orang seterusnya bercakap, semua orang akan bersedia untuk bercakap melalui idea dan anda akan mempunyai peluang yang lebih besar untuk memutuskan tindakan terbaik pada hari yang sama. Tenaga di dalam bilik akan menular dan anda akan gembira melihat betapa lebih produktifnya perjumpaan ini.
4. Menghilangkan gangguan luar.
Mesyuarat dibuat untuk menumpukan sejumlah masa untuk membincangkan perkara penting. Hormati masa itu dengan tidak membawa gangguan luar dengan anda, seperti telefon atau komputer riba anda. Jika tidak, rakan sekerja mungkin menganggap tidak sopan atau tidak sopan untuk melihat anda menaip atau memeriksa telefon anda secara berterusan.
Namun, kerana sebilangan orang mungkin memerlukan peranti elektronik untuk membuat nota atau memerhatikan e-mel, pastikan tetap dalam keadaan senyap sehingga tidak ada pemberitahuan yang kuat. Sekiranya anda membawa peranti elektronik, beritahu semua orang pada awal perjumpaan bahawa anda akan menggunakannya untuk membuat nota. Dengan tidak membawa peranti atau memberi amaran kepada orang terlebih dahulu mengenai mengapa anda membawa peranti, akan menghalang rakan sekerja untuk bertanya-tanya apakah anda memberi perhatian.
5. Tamatkan mesyuarat dengan mengulangi pengambilan utama.
Sebagai ketua mesyuarat, pastikan anda menggunakan lima minit terakhir setiap perjumpaan untuk meringkaskan keputusan utama dengan cepat. Ini membantu menjadikan maklumat yang paling penting jelas. Mengulangi apa yang diharapkan oleh setiap orang atau hadir pada perjumpaan seterusnya adalah cara yang baik untuk menyelesaikan mesyuarat dan membuat semua orang tetap bertugas.
Mendapatkan nilai dari mesyuarat harus menjadi keutamaan utama, tidak mengadakan pertemuan untuk perkara yang dapat anda bincangkan dengan cepat melalui telefon atau e-mel. Pastikan mesyuarat anda disediakan untuk topik perbincangan penting dan produktiviti yang tinggi. Minta pasukan anda menolong anda menggunakan masa ini dengan bijak untuk bekerjasama dan menjalankan projek dengan lancar.
