E-mel adalah dokumen yang paling biasa di dunia perniagaan. Malangnya, banyak e-mel ditulis dengan teruk sehingga para penerima harus berjuang untuk mengetahui mengapa mereka membaca e-mel dan apa yang sepatutnya mereka lakukan mengenainya.
Nota: untuk mengasah kemahiran e-mel anda, daftar untuk saya buletin mingguan percuma.
tamar braxton dan nilai bersih vincent herbert
Berikut adalah kaedah yang mudah dibuat untuk menulis e-mel yang menyelesaikan tugasnya.
1. Ingatlah keputusan khusus.
Matlamat e-mel adalah selalu untuk mendapatkan penerima untuk membuat keputusan. Jika tidak, mengapa bersusah payah menulisnya?
Oleh itu, sebelum anda menulis apa-apa, tanyakan pada diri sendiri: betul-betul apa keputusan yang saya mahu penerima terima?
Seperti semua penulisan perniagaan, kekaburan adalah kebalikan dari berguna. Semakin jelas tujuannya, e-mel anda akan semakin meyakinkan.
2. Mulakan dengan menulis kesimpulan anda.
Kesimpulan anda adalah penyataan keputusan yang anda mahukan penerima, berdasarkan kandungan e-mel anda.
Di sekolah, mereka mungkin mengajar anda untuk memulakan dengan perkenalan dan diakhiri dengan kesimpulan. Keliru.
Tidak ada seorang pun di dunia perniagaan yang mempunyai waktu untuk mengembara melalui pengembangan idea. Sekiranya anda tidak memberitahu mereka alasan e-mel tersebut dengan segera, kemungkinan mereka akan terus bergerak.
Oleh itu, anda mulakan dengan kesimpulan anda. Sebagai contoh, anggaplah tujuan anda adalah membuat atasan anda meluluskan gim dalaman.
SALAH:
Jim,
Seperti yang anda ketahui, ketidakhadiran pekerja secara amnya diakui sebagai masalah yang berterusan dengan kesan kewangan yang mendadak, baik di syarikat kami dan di syarikat lain di industri kami. [yada, yada, yada] Oleh itu, kita harus mempertimbangkan untuk memperuntukkan wang untuk pemasangan gim di kemudahan ibu pejabat kami.
KANAN:
Jim,
Saya mahu anda menyetujui pemasangan gim dalaman.
3. Susun argumen sokongan anda menjadi 'potongan yang dapat dicerna.'
Setelah anda menyatakan kesimpulan, kumpulkan hujah-hujah yang menyokong kesimpulan anda (iaitu keputusan yang anda mahu buat). Untuk menjadikan hujah anda 'mudah dicerna', memecahnya menjadi 'potongan kecil', dan kemukakan setiap titik dengan format dan struktur ayat yang serupa.
SALAH:
Menurut laporan pemerintah yang diterbitkan baru-baru ini, kecergasan fizikal kumpulan sangat penting walaupun sangat sedikit syarikat yang menunjukkan komitmen terhadapnya! Banyak syarikat mengenal pasti kecergasan fizikal sebagai aset kompetitif yang tidak dinilai, tetapi tidak mempunyai rancangan untuk peningkatan dalam bidang ini, walaupun kecergasan fizikal sangat berkaitan dengan kejayaan ekonomi dan peribadi korporat dan individu. Saya merasakan bahawa jika kita tidak menangani masalah kecergasan fizikal kerana meningkatkan produktiviti tempat kerja, kita akan ketinggalan.
KANAN:
Gim dalaman akan:
- Mengurangkan ketidakhadiran.
- Meningkatkan produktiviti keseluruhan.
4. Tegaskan setiap hujah dengan bukti.
Telah dikatakan bahawa setiap orang mempunyai dua perkara: sfinkter dan pendapat. Kecuali anda memberikan fakta yang menyokong hujah anda, e-mel anda menjadi satu raksasa, pendapat dan oleh itu, di mata penerima, anda mungkin kelihatan seperti satu, gergasi ... baiklah ..., anda mendapat idea .
SALAH:
Gim di rumah akan mengurangkan ketidakhadiran kerana orang akan mahu datang bekerja daripada tinggal di rumah dan mereka tidak akan sakit begitu banyak.
KANAN:
- Mengurangkan ketidakhadiran. Menurut tinjauan Institut Kesihatan Nasional terhadap 1,000 syarikat, syarikat yang mempunyai gim dalaman mengalami kurang kehadiran 20% daripada syarikat yang kekurangan kemudahan tersebut.
5. Ulangi kesimpulan anda sebagai 'ajakan bertindak.'
Pada akhir e-mel, nyatakan semula kesimpulan dengan cara yang memberi penerima langkah seterusnya yang harus diambil oleh penerima, dengan anggapan penerima sekarang bersetuju dengan kesimpulan anda, berdasarkan kekuatan hujah dan bukti anda. Pastikan ringkas dan spesifik.
SALAH:
Sokongan anda terhadap projek ini sangat dihargai.
KANAN:
Sekiranya anda membalas e-mel ini dengan persetujuan anda, saya akan memulakan prosesnya.
apakah nilai bersih pasangan fred
6. Lekatkan faedah pada baris subjek.
Baris subjek anda (aka 'judul') adalah bahagian terpenting dalam e-mel, sebab itulah anda menulisnya terakhir, setelah anda menuliskan kesimpulan anda dan hujah dan bukti yang menyokong kesimpulan itu.
Sebaik-baiknya, baris subjek harus menyelesaikan dua tugas penting: 1) cukup menarik minat penerima sehingga e-mel dibuka dan dibaca, dan 2) menyiratkan kesimpulan yang anda ingin terima oleh penerima.
Dalam kebanyakan kes, cara terbaik untuk menyelesaikan kedua-dua tugas tersebut adalah merangkumi faedah (atau faedah) yang akan dihasilkan dari keputusan yang anda mahukan penerima.
SALAH:
Subjek: Kesan Kesihatan Program Kecergasan Pekerja Di Rumah
KANAN:
Subjek: Bagaimana kita dapat mengurangkan ketidakhadiran
Untuk membungkusnya, berikut adalah dua e-mel:
SALAH:
Kepada: Jim@Acme.com
Subjek: Kesan Kesihatan Program Kecergasan Pekerja Di Rumah
Jim,
Seperti yang anda ketahui, ketidakhadiran pekerja secara amnya diakui sebagai masalah yang berterusan dengan kesan kewangan yang mendadak, baik di syarikat kami dan di syarikat lain di industri kami. Gim di rumah akan mengurangkan ketidakhadiran kerana orang akan mahu datang bekerja daripada tinggal di rumah dan mereka tidak akan sakit begitu banyak. Oleh itu, kita harus mempertimbangkan untuk memperuntukkan wang untuk pemasangan gim di kemudahan ibu pejabat kita. Sokongan anda terhadap projek ini sangat dihargai.
Jill
KANAN:
Kepada: Jim@Acme.com
Subjek: Bagaimana kita dapat mengurangkan ketidakhadiran
Jim,
Saya mahu anda menyetujui pemasangan gim dalaman. Ini akan:
- Mengurangkan ketidakhadiran. Menurut tinjauan Institut Kesihatan Nasional terhadap 1,000 syarikat, syarikat yang mempunyai gim dalaman mengalami kurang kehadiran 20% daripada syarikat yang kekurangan kemudahan tersebut.
- Meningkatkan produktiviti. Kami mempunyai ketidakhadiran 50% lebih banyak daripada firma lain dalam industri kami, jadi mengurangkan jumlah itu sebanyak 20% secara automatik akan meningkatkan produktiviti kami sebanyak 10%.
Sekiranya anda membalas e-mel ini dengan persetujuan anda, saya akan memulakan prosesnya.
Jill
Secara serius, mana antara dua e-mel yang menurut anda lebih cenderung untuk memajukan agenda anda?
Suka siaran ini? Sekiranya ya, daftar ke buletin Sumber Jualan percuma .
