Setelah bekerja dengan syarikat permulaan dan syarikat besar selama lebih dari 25 tahun, saya telah melihat para eksekutif begitu terpikat dengan visi masa depan mereka yang 'mengganggu', mereka mengabaikan rancangan jangka pendek yang membuat sesuatu berjalan lancar. Saya juga melihat pemimpin begitu fokus pada pelaksanaannya sehingga mereka lupa akan tujuan dan strategi mereka.
Kejayaan sebenar berlaku apabila anda menggabungkan gambaran besar dengan tindakan konkrit. Sebagai sebuah syarikat perkilangan menengah yang baru-baru ini saya bekerjasama, misalnya, ingin membuat strategi perniagaan. Tantangannya ialah pemimpin mereka memiliki begitu banyak proyek, orang hampir tidak sempat bertemu bersama untuk merumuskan rancangan mereka. Pasukan eksekutif akhirnya bertemu dan menyenaraikan peluang keutamaan utama mereka untuk tahun ini. Kami kemudian melihatnya dengan lensa strategik baru - bukannya menggariskan 'rancangan', mereka mendefinisikan projek 'penyewaan' untuk masing-masing. Dengan berbuat demikian, mereka dapat melangkah ke belakang dan melihat portfolio peluang mereka dengan lensa baru yang membantu mereka memprioritaskan kembali fokus mereka dan memberikan pembiayaan kepada projek-projek dengan kenaikan terbesar.
Piagam projek adalah dokumen yang sangat pendek, idealnya satu halaman, yang menyenaraikan objektif keseluruhan anda dan faktor kejayaan untuk mencapainya. Ini pada dasarnya adalah cheat sheet yang membuat anda dan pasukan anda tetap fokus pada perkara yang paling penting dari masa ke masa.
Semasa membuat piagam projek anda, pertimbangkan kategori dan soalan berikut:
- Apakah matlamat keseluruhan anda? (Apa masalah atau peluang utama yang akan anda atasi?)
- Apakah skopnya? (Apa yang akan anda lakukan berbanding tidak secara jelas dilakukan sebagai sebahagian daripada projek ini?)
- Siapa yang terlibat? (Orang atau kumpulan apa yang mesti dilibatkan, dan apa peranan mereka?)
- Apakah kes perniagaan? (Apa faedah kewangan atau lain-lain yang akan diberikan oleh projek ini kepada organisasi, pelanggan, atau pihak berkepentingan lain?)
- Apakah ukuran kejayaan? (Metrik yang dapat diukur yang akan anda gunakan untuk menilai kejayaan?)
- Sumber apa yang diperlukan? (Apa dana, masa, bahan, atau sumber lain yang diperlukan?)
- Apakah garis masa? (Apakah fasa atau tonggak utama?)
- Apa risikonya? (Halangan apa yang dapat menghalang kejayaan?)
- Apakah faktor kejayaan? (Apa yang mesti dilakukan atau dilaksanakan untuk memastikan kejayaan?)
Anda boleh mengubah suai soalan dengan mudah agar sesuai dengan keperluan anda dengan menambahkan atau mengganti beberapa soalan yang disenaraikan di atas.
Piagam projek adalah alat strategik untuk menyampaikan apa yang anda lakukan dan bagaimana, tanpa tersesat dalam rumpai. Pemimpin terbaik melibatkan pasukan mereka dalam membina piagam dari awal kerana mereka tahu bahawa orang menyokong apa yang mereka bantu buat.
