'Saya tidak dapat membuka dokumen yang anda kirimkan kepada saya!'
Perkara ini sering menjadi rungutan oleh pengguna Microsoft Office 2003 dan perisian pemprosesan kata sebelumnya sejak Microsoft dilancarkan Pejabat 2007 , dan memperkenalkan format .docx. 'Pada awal setiap semester, kami mengambil pekerja baru yang merupakan pelajar kolej,' kata Matt Brownell, editor di Inisiatif teguran , sebuah syarikat pemasaran dan perhubungan awam yang kebanyakannya berurusan dengan pembesar suara, pengarang, dan perunding, dan menggunakan Microsoft Office 2003. 'Mereka cenderung mempunyai komputer riba baru dan mereka mempunyai versi terbaru Office, dan mereka mengirimkan kepada kami ringkasan yang tidak dapat kami buka . '
tukang jahit james dan christopher russell
Walaupun Microsoft menawarkan program penukaran percuma yang boleh dimuat turun oleh pengguna dari laman webnya, seperti banyak pengguna Office 2003, Brownell dan rakan-rakannya tidak ingin menggunakan penyelesaian ini. Sebagai gantinya, calon pelatih diberitahu untuk menghantar semula resume mereka sebagai fail .doc. Tetapi Ictus mempunyai lebih sedikit pilihan ketika pelanggan menghantar fail .docx. Dan, Brownell mendapati, masalahnya tidak terbatas pada Microsoft Word. Terdapat fail .pptx baru untuk fail PowerPoint dan .xlsx untuk Excel juga. 'Pada hari yang lain, saya menugaskan sebuah projek kepada seorang pekerja magang agar dia menghasilkan spreadsheet,' kata Brownell. 'Ia datang sebagai fail .xlsx. Pada ketika itu, saya akhirnya menyerah dan memuat turun penukar, tetapi saya tidak gembira mengenainya. '
'Saya menaik taraf ke Microsoft Office 2008 untuk Mac pada tahun 2008, 'kata Kimberly Hathaway, rakan pengurusan di Hathaway PR . 'Tetapi apakah barang' X 'ini? Seolah-olah kita tidak perlu bersusah payah menaik tarafnya. ' Sebilangan besar pelanggan berteknologi tinggi mempunyai Office 2007, katanya - tetapi mereka hanya merangkumi sekitar 10 peratus perniagaannya. 'Selebihnya, anda sebenarnya tidak tahu siapa yang mempunyai Pejabat baru dan siapa yang tidak,' katanya. 'Kami melakukan banyak pekerjaan dengan penerbitan serantau yang lebih kecil, dan mereka tidak mempunyai Office versi terbaru.' Seorang pelanggan, seorang pengacara, menggunakan WordPerfect versi lama, yang menghadirkan satu lagi masalah.
'Saya tidak mahu agensi saya muncul kuno,' kata Hathaway. Pada fikirannya, menghantar fail .doc kepada pengguna Office 2007 berisiko menghantar mesej itu. 'Sekiranya saya melihat seseorang menggunakan .docx, saya akan menghantar fail .docx.' Apabila ragu-ragu, dia mengirim fail .doc untuk mengelakkan memalukan sesiapa yang menggunakan Word versi lama. Untuk memastikan sentiasa mempunyai fail dalam format yang diperlukan, kebijakan untuk syarikatnya adalah menyimpan setiap dokumen dalam tiga format: .doc, .docx, dan .pdf.
'Dari satu hingga tiga kali seminggu, kami menghadapi masalah apabila seseorang lupa dan menghantar fail .docx, dan kami harus menghantar semula sesuatu dalam format yang lebih lama,' katanya. 'Mengecewakan berapa banyak masa dan tenaga yang dihabiskan untuk pemformatan bodoh.'
Mengapa Microsoft menambah x
Bagi pengguna seperti Hathaway dan Brownell, format baru sepertinya bertujuan untuk menimbulkan kerengsaan dan memaksa pengguna untuk menaik taraf lebih cepat ke perisian terbaru. 'Saya rasa terdapat ketidakpercayaan awal di kalangan pengguna bahawa sama sekali tidak sesuai dengan versi lama,' kata Brownell. 'Kami menganggap ia adalah masalah yang akan diperbaiki. Sekiranya mungkin untuk membuat format baru ini, mengapa mereka tidak dapat membuatnya kompatibel ke belakang? '
Tetapi membuat format yang serasi ke belakang mungkin tidak mungkin, kerana dengan .docx, pptx, dan .xlsx, syarikat itu membuat perubahan mendasar dalam cara failnya dibuat. Format fail baru didasarkan pada Extensible Markup Language atau XML, standard dokumen yang dikenali ramai.
Sebenarnya, pemindahan ke .docx, .pptx, dan .xlsx adalah sebahagian daripada pindah ke standard pemformatan fail yang lebih terbuka untuk Microsoft, yang membolehkan pembangun membuat aplikasi dengan lebih mudah yang dapat mengakses data dalam dokumen Word (untuk dipindahkan ke laman web, misalnya), dan juga untuk memudahkan perisian memproses kata lain untuk membuka dokumen Word. Ada yang mendakwa bahawa Microsoft membuat langkah untuk bersaing dengan fail Open Document Format (.odf), format sumber terbuka yang popular, terutama di luar Amerika Syarikat. 'Perisian kami menyokong fail .odf dan .docx, dan juga fail .pdf,' balas Gray Knowlton, pengurus produk kumpulan Office untuk pembangun di Microsoft. 'Langkah yang kami buat adalah lebih terbuka dan telus.'
yang sharon jarum dating sekarang
Dan fail berasaskan XML mempunyai kelebihan lain katanya. Untuk satu perkara, mereka lebih dimampatkan daripada fail .doc. 'Dokumen Word yang menggunakan format .docx berukuran setengah atau tiga perempat dari ukurannya seperti file .doc,' katanya. 'Ini menjimatkan ruang cakera keras dan lebar jalur. Juga, jika anda cuba membuka fail yang rosak dalam format .doc, Word tidak dapat membukanya. Banyak data hilang dengan cara itu. Apabila anda membuka fail .docx yang rosak, ia masih akan terbuka dan anda dapat melihat dan menggunakan semua bahagian yang tidak rosak. '
Dan Gookin, pengarang Microsoft Word untuk Dummies (yang hadir dalam versi 2003 dan 2007) setuju bahawa, walaupun membuat banyak pengguna kecewa, format baru membawa manfaat yang bermanfaat. 'Anda tidak boleh menggunakan format fail lama selamanya,' katanya. Dan, dia menambah, 'Kerana sangat fleksibel dan boleh ditingkatkan, saya rasa mereka akan tetap menggunakan format .docx untuk masa yang akan datang.'
Mengatasi .doc dan .docx
Sekiranya .docx ada di sini untuk tinggal, tetapi kebanyakan pengguna masih mempunyai Word 2003, apakah kaedah terbaik untuk menguruskan konflik format fail? Berikut adalah beberapa strategi yang boleh membantu, bergantung pada versi Word yang anda gunakan.
Sekiranya anda menggunakan Word 2003:
•Muat turun penukar.Cara paling mudah untuk mengatasi fail .docx dan XML lain adalah dengan memuat turun Microsoft secara percuma penukar . Setelah dipasang, Office 2003 akan membuka fail .doc, .xlsx, dan .pptx, dengan jeda beberapa saat untuk penukaran.
•Gunakan Dokumen Google. Dokumen Google akan membuka fail .docx melalui antara muka dalam taliannya. Ia percuma, walaupun anda harus membuat akaun Google.
•Cuba Buka Pejabat.Versi terkini dari Pejabat terbuka boleh membuka fail .docx, dan percuma.
•Tahan membeli Office 2007.Dengan pelancaran Office 2010 yang dijadualkan pada musim panas ini, pelaburan di Office 2007 tidak masuk akal ketika ini. Sebaliknya, jika anda ingin tahu, anda boleh memuat turun secara percuma versi beta Office 2010 untuk dimainkan.
Sekiranya anda menggunakan Word 2007:
•Tetapkan .doc sebagai format lalai anda.'Format yang lebih baru berharga, dan saya fikir semua orang harus beralih ke akhirnya,' kata Gookin. 'Tetapi buat masa ini, anda harus mengkonfigurasi Office 2007 untuk menyimpan fail dalam format .doc secara lalai. Orang dengan versi Word yang lebih baru dapat membuka format yang lebih lama — dan bahkan mungkin tidak menyedari perbezaannya. ”
