Selain daripada rancangan perniagaan, ringkasan eksekutif mungkin merupakan yang paling penting dari semua dokumen perniagaan. Adalah adil untuk mengatakan bahawa hampir setiap keputusan besar di dalam mana-mana syarikat dengan ukuran apa pun melibatkan ringkasan eksekutif semasa proses membuat keputusan.
Malangnya, banyak orang salah percaya bahawa ringkasan eksekutif adalah ringkasan dokumen, seperti 'Cliff Notes.' Tidak, tidak.
Tujuan ringkasan eksekutif adalah untuk mengesyorkan keputusan, bukan memberikan maklumat. Dokumen yang lebih panjang memberikan bukti terperinci untuk cadangan tersebut.
Secara longgar berdasarkan perbualan yang saya lakukan dengan guru cadangan Tom Sant , inilah cara menulis ringkasan eksekutif yang akan meyakinkan eksekutif (atau pasukan eksekutif) untuk membuat keputusan:
1. Huraikan masalah, keperluan atau matlamat.
Di bawah perkataan 'RINGKASAN EKSEKUTIF' menerangkan dalam satu atau dua ayat (paling banyak) mengapa keputusan diperlukan. Jadilah spesifik dan sertakan pengukuran yang dapat diukur, jika mungkin.
Salah:
Dokumen ini menerangkan penyelesaian XYZ secara terperinci. Berikut adalah ringkasan kandungannya ...
Kanan:
Kami mengalami kekurangan pendapatan sebanyak $ 10 juta setiap tahun kerana gangguan rangkaian telekomunikasi.
2. Huraikan hasil yang diinginkan.
Dalam satu atau dua ayat (paling banyak) menerangkan apa yang akan berbeza jika masalah itu diselesaikan, keperluan dipenuhi, atau tujuannya tercapai. Jangan berikan perincian penyelesaiannya.
Salah:
Dalam Bab 1, kami menerangkan pelbagai kapasitor fluks analog yang mematuhi standard ...
Kanan:
Menurut anggaran kami (lihat Bahagian 1), mengurangkan atau menghilangkan gangguan ini akan meningkatkan keuntungan kami sebanyak 20%.
3. Huraikan penyelesaian yang anda cadangkan.
Di bawah kata 'PROPOSAL', jelaskan dalam rangkaian perenggan pendek elemen penyelesaian anda untuk masalah tersebut (seperti pada Langkah 1) yang akan menghasilkan hasil yang diinginkan (seperti pada Langkah 2).
Dalam setiap perenggan, lihat bahagian dalam dokumen yang lebih besar di mana bahagian penyelesaian anda dijelaskan secara terperinci. Jadikan setiap perenggan itu segar dan mudah dibaca. Elakkan penggunaan jargon, biz-blab dan abstraksi yang tidak perlu. Sekiranya boleh, susunlah perenggan ke dalam rancangan langkah demi langkah.
Salah:
Memanfaatkan infrastruktur yang ada akan memanfaatkan pelaburan teknologi masa lalu sambil mengoptimumkan keperluan latihan semula. Kebolehpercayaan yang dipertingkatkan akan menyebabkan produktiviti kritikal misi kita meletup, sehingga mewujudkan kelebihan daya saing yang dimonetisasi.
Kanan:
Untuk mengatasi masalah di atas, kami mencadangkan perkara berikut:
1. Beli dan pasang sistem perintis. Ini akan membolehkan kita menguji perisian baru tanpa membahayakan operasi harian kita. Keperluan untuk sistem perintis ini dijelaskan dalam Bahagian 4.
[lebih banyak langkah]
4. Terangkan bagaimana anda mengatasi risiko.
Setiap keputusan perniagaan yang tidak perlu dipertimbangkan melibatkan beberapa tahap risiko. Oleh itu, di bawah tajuk 'RISIKO' jelaskan risiko-risiko tersebut dan bagaimana anda mencadangkan untuk mengatasinya (atau mengapa mereka sebenarnya tidak berisiko).
Sekali lagi, jaga perenggan ini dengan ketat. Gunakan bahasa biasa. Seperti langkah sebelumnya, ikat setiap perenggan ke bahagian yang berkaitan dengan dokumen yang lebih panjang.
Salah:
Penyelesaian yang dicadangkan adalah vendor agnostik dan disatukan ke dalam pelbagai seni bina sistem melalui penggunaan skrip siap pakai yang disesuaikan ...
Kanan:
Untuk menukar keseluruhan bahagian perkhidmatan pelanggan, kami perlu melatih kakitangan perkhidmatan kami, yang dapat mengurangkan masa respons jabatan. Walau bagaimanapun, kami merancang untuk mengurangkan kemungkinan itu dengan menulis manual latihan yang disesuaikan.
5. Minta keputusan yang anda mahu buat.
Di bawah tajuk 'REKOMENDASI' terangkan dengan kata-kata sesedikit mungkin, keputusan yang ingin anda ambil oleh eksekutif. Bersikap spesifik.
Sekiranya keputusan melibatkan wang termasuk jumlahnya. Sekiranya ada sebab-sebab bahawa keputusan mesti dibuat pada waktu tertentu, tunjukkanlah.
Salah:
Keprihatinan kami yang berterusan mengenai pemadaman sistem telefon terus memberi kesan kepada syarikat kami dan oleh itu harus ditangani dengan cepat.
Kanan:
Untuk menyelesaikan projek ini pada akhir tahun fiskal semasa tanpa mengganggu operasi semasa kami, kami memerlukan anda untuk menyetujui kenaikan $ 2 juta dalam anggaran IT suku tahun depan.
Contoh Ringkasan Eksekutif
Berikut adalah dua ringkasan eksekutif yang dijelaskan di atas kerana ia benar-benar muncul. Sekiranya anda berfikir bahawa contoh pertama adalah legap secara tiruan, saya memberi jaminan bahawa saya secara peribadi telah melihat lebih buruk. Jauh lebih teruk.
Salah:
RINGKASAN EKSEKUTIF
Dokumen ini menerangkan penyelesaian XYZ secara terperinci. Berikut adalah ringkasan kandungannya:
Dalam Bab 1, kami menerangkan pelbagai kapasitor fluks analog yang mematuhi standard ...
[ringkasan bab lagi]
Memanfaatkan infrastruktur yang ada akan memanfaatkan pelaburan teknologi masa lalu sambil mengoptimumkan keperluan latihan semula. Kebolehpercayaan yang dipertingkatkan akan menyebabkan produktiviti kritikal misi kita meletup, sehingga mewujudkan kelebihan daya saing yang dimonetisasi. Penyelesaian yang dicadangkan adalah vendor agnostik dan disatukan ke dalam beberapa seni bina sistem melalui penggunaan skrip siap pakai yang disesuaikan.
Keprihatinan kami yang berterusan mengenai pemadaman sistem telefon terus memberi kesan kepada syarikat kami dan oleh itu harus ditangani dengan cepat.
Kanan:
RINGKASAN EKSEKUTIF
Kami mengalami kekurangan pendapatan sebanyak $ 10 juta setiap tahun kerana gangguan rangkaian telekomunikasi.
Menurut anggaran kami (lihat Bahagian 1), mengurangkan atau menghilangkan gangguan ini akan meningkatkan keuntungan kami sebanyak 20%.
CADANGAN
Untuk mengatasi masalah di atas, kami mencadangkan perkara berikut:
- Beli dan pasang sistem perintis. Ini akan membolehkan kita menguji perisian baru tanpa membahayakan operasi harian kita. Keperluan untuk sistem perintis ini dijelaskan dalam Bahagian 4.
[lebih banyak langkah]
RISIKO
- Kemungkinan masa tindak balas lebih rendah . Dalam Tahap 3 rancangan di atas, kita perlu melatih kakitangan perkhidmatan kita, yang dapat mengurangkan sementara waktu respons rata-rata jabatan. Walau bagaimanapun, kami merancang untuk mengurangkan kemungkinan itu dengan menulis manual latihan yang disesuaikan.
[lebih banyak risiko]
CADANGAN
ketinggian dan berat harvey levin
Untuk menyelesaikan projek ini pada akhir tahun fiskal semasa tanpa mengganggu operasi semasa kami, kami memerlukan anda untuk menyetujui kenaikan $ 2 juta dalam anggaran IT suku tahun depan.
Serius, manakah antara dua ringkasan eksekutif yang menurut anda mungkin akan membawa kepada keputusan terbaik?
