Jeff Bezos baru-baru ini melarang PowerPoint mengadakan perjumpaan di Amazon, sambil menegaskan bahawa pertemuan akan bermula dengan para hadirin dengan senyap membaca dokumen cetak yang mengandungi maklumat yang diperlukan untuk membincangkan isu tersebut.
Ini tidak menghairankan, memandangkan terdapat kajian saintifik yang signifikan bahawa penggunaan PowerPoint mengurangkan kecerdasan organisasi. Namun, menggantikan PowerPoint dengan 'dokumen taklimat' (seperti yang dilakukan oleh Bezos) bukan sekadar ilmu yang baik; ia juga merupakan langkah kewangan yang sangat bijak, kerana tiga sebab berikut:
- Ia menjimatkan masa. PowerPoint berkomunikasi dengan kelajuan yang disampaikan oleh penyampai; dokumen taklimat berkomunikasi dengan kelajuan yang dibaca oleh penonton. Persembahan yang akan memakan masa satu jam (tanpa gangguan atau perbincangan) disingkat hanya lima minit.
- Ia menjimatkan masa. Oleh kerana dokumen taklimat memberikan maklumat penting pada awal perjumpaan, setiap orang secara harfiah 'berada di halaman yang sama' dan perbincangan lebih pendek dan lebih tepat. Tambahan pula, kerana persembahan memerlukan penyampai, satu persembahan mesti menghadiri perjumpaan untuk mendapatkan maklumat. Dengan dokumen taklimat, orang yang hanya memerlukan maklumat (tetapi tidak perlu mengambil bahagian) hanya dapat membaca dokumen dan melangkau mesyuarat.
- Ia menjimatkan masa. Dokumen taklimat menghilangkan tiga pembaziran masa PowerPoint terburuk: a) Persembahan 'Mereka-tidak-sematkan-ini-Jello-ke-dinding', b) 'Saya-tidak-mempersiapkan-jadi-saya -menggunakan persembahan saya-standard-slaid-dek; dan, yang paling teruk, c) 'Titik-untuk-cinta-tuhan-akan-kamu-tolong-dapatkan-ke-sialan?' pembentangan.
Adakah saya menyebut bahawa ia menjimatkan masa? Bagus, kerana seperti yang saya nyatakan sebelumnya, rata-rata eksekutif menghabiskan sekitar 50 peratus waktunya dalam pertemuan (sepertiga daripadanya sama sekali tidak berguna). Ini adalah pengeluaran produktiviti yang besar, di atas dan di luar kemampuan terkenal PowerPoint untuk mengurangkan kecerdasan organisasi.
Oleh itu mari kita buat nombor. Oleh kerana dokumen taklimat (sekurang-kurangnya) dua kali lebih efisien daripada PowerPoint dan cenderung untuk menghilangkan mesyuarat yang paling tidak berguna, dengan menggantikan PowerPoint dengan dokumen taklimat, Bezos secara berkesan meningkatkan produktiviti pengurusan seluruh syarikat dengan sekurang-kurangnya 25 peratus.
Saya telah meneliti dan menulis mengenai teknologi pejabat dan teknik pengurusan selama lebih dari 20 tahun. Hanya ada sedikit teknologi atau teknik yang, apabila dilaksanakan, mempunyai kesan positif positif terhadap produktiviti.
Tetapi bukan itu sahaja. Melarang PowerPoint yang memihak kepada dokumen taklimat berharga Bezos dan Amazon dengan tepat $ 0,00. Untuk semua tujuan praktikal, itu adalah ROI yang tidak terhingga.
Cukup pintar, eh?
