Dengan hanya melancarkan aplikasi e-mel anda, bahu anda akan terangkat. Dan kegembiraan untuk percutian yang akan datang ini dirosakkan oleh pemikiran untuk disambut pulang oleh ribuan e-mel yang belum dijawab.
Sekiranya membaca dan menjawab e-mel membuat anda letih dan tertindas, sudah waktunya dapatkan peti masuk anda terkawal .
Ini Tidak Berfungsi
Sekiranya anda seperti kebanyakan orang, anda mengklik pada mesej tertentu untuk melihat apa yang berlaku. Kadang kala, anda membalas. Kadang kala anda menandakan sesuatu sebagai dibaca. Mesej lain yang anda baca kemudian tutup, mungkin 'bintang', dengan tujuan untuk kembali kepada mereka di kemudian hari.
Ini tidak berjaya kerana anda hampir tidak dapat menghubungi mereka. Sementara itu, e-mel baru tiba yang mendorong yang lebih lama masuk ke dalam senarai ... dan semakin jauh dari kesedaran anda.
Apabila peti masuk anda semakin berantakan dan penuh sesak, begitu juga dengan fikiran anda. Dan semua e-mel yang tidak dijaga itu menarik perhatian anda seperti Pedang Damokles.
Tidak hairanlah anda tidak boleh fokus. Tidak hairanlah mesej jatuh melalui celah-celah. Tidak hairanlah anda tertekan.
Ubah Cara Anda Memikirkan Peti Masuk Anda
Dua pergeseran paradigma mudah boleh memberi kesan tektonik pada peti masuk anda:
Paradigm Shift # 1: E-mel tidak boleh tinggal di peti masuk anda.
Fikirkan peti masuk anda sebagai kaunter dapur anda dan peti masuk yang penuh dengan mesej baru sebagai beg runcit besar. Anda tidak akan meninggalkan bahan makanan di kaunter, bukan?
Tidak, anda akan meletakkan barang-barang yang mudah rosak di dalam peti sejuk, barang-barang kalengan di dalam almari, gula dan tepung di dalam pantri. Anda mendapat idea.
Oleh itu, mengapa anda meninggalkan semua e-mel tersebut di dalam peti masuk anda? Letakkan mereka!
Anjakan Paradigma # 2. Lebih baik mencari daripada menyusun.
Pada suatu ketika, anda harus menyusun setiap e-mel ke dalam beberapa jenis struktur folder yang rumit. Tetapi hari-hari itu sudah lama berlalu.
Kaedah terbaik untuk 'menyimpan' e-mel pada hari ini adalah, sebaik sahaja anda mengatasinya, arkibkannya.
puteri dari cinta dan bio hip hop
Sekarang, jangan risau, mesejnya tidak hilang. Anda boleh mencarinya bila-bila masa anda mahu dengan menggunakan fungsi carian aplikasi e-mel.
Letakkan Pergeseran Paradigma Ini Berfungsi
Bagaimana anda menerapkan paradigma asas ini? Saya suka meminjam kerangka yang dijelaskan oleh rakan saya Ari Meisel dalam bukunya, Kurang Melakukan, Lebih Banyak Hidup .
Setiap kali anda duduk untuk memeriksa e-mel anda, anda mesti melakukan sesuatu mengenai setiap e-mel.
Sebagai catatan, matikan pemberitahuan e-mel anda dan jangan periksa e-mel baru setiap lima minit. Sekat, katakan 30 minit pada satu masa, dan periksa e-mel hanya 2-3 kali sehari.
Sekarang apabila anda melihat e-mel baru, lakukan salah satu perkara berikut:
Berurusan dengannya
Sekiranya hanya mengambil masa 1-3 minit, teruskan dan balas e-mel tersebut. Kemudian arkibkannya.
Padamkannya
Sekiranya tidak ada tindakan untuk anda mengambil e-mel, maka hapus dengan mengarkibkannya. Akibatnya, anda 'memadam' e-mel dari peti masuk anda tetapi anda masih dapat mencarinya kemudian jika perlu.
Tangguhkannya
Sekarang jika anda perlu membalas e-mel, tetapi anda tidak dapat melakukannya pada waktu yang tepat, maka anda boleh menangguhkannya dengan salah satu daripada beberapa cara:
- Pindahkan ke folder Yang Perlu Dilakukan
- Tambahkan e-mel ke Tugas Gmail (atau ciri serupa di aplikasi e-mel anda)
- Kirimkan e-mel ke akaun Asana anda, untuk menjadikannya tugas
- Gunakan Boomerang, pemalam percuma, untuk menghantar semula e-mel kepada anda pada tarikh yang akan datang
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, e-mel anda akan berhenti terkumpul di peti masuk anda.
Ke Mana Pergi Dari sini
Mulai sekarang, bertindak pada setiap e-mel untuk mengeluarkannya dari peti masuk anda: Tangani, Padam (arkib) atau Tangguhkannya. Apa sahaja yang anda lakukan dengan e-mel baru anda, jangan biarkan mereka masuk ke dalam peti masuk anda!
Dan bagaimana dengan tunggakan e-mel di peti masuk anda?
Pilih ambang atau tempoh ketika e-mel pada usia tertentu tidak lagi penting. Contohnya, ambil semua e-mel yang berusia lebih dari enam minggu (atau apa sahaja ambang yang anda pilih), tandakan sebagai dibaca dan arkibkan.
Untuk e-mel yang tinggal, simpanlah, sekali dan untuk semua.
Ini mungkin memakan masa beberapa jam, tetapi sebelum anda mengetahuinya, anda telah mencapai Inbox Zero.
Peti masuk anda - dan juga fikiran anda - telah menjadi tidak rapi. Anda boleh menarik nafas lega sekarang dan menikmati e-mel lagi.
