Rata-rata pekerja A.S. menghabiskan suku minggu kerja menyisir beratus-ratus e-mel kita semua menghantar dan menerima setiap hari.
Tetapi di sebalik kenyataan bahawa kami terpaku pada butang balas kami, jurulatih kerjaya Barbara Pachter mengatakan banyak profesional masih tidak tahu menggunakan e-mel dengan betul.
Sebenarnya, kerana banyaknya jumlah mesej yang kami baca dan tulis setiap hari, kami mungkin lebih cenderung melakukan kesalahan yang memalukan - dan kesalahan tersebut boleh membawa akibat profesional yang serius.
Pachter menggariskan asas etika e-mel moden dalam bukunya Keperluan Etika Perniagaan . Kami mengeluarkan peraturan terpenting yang perlu anda ketahui.
Vivian Giang dan Rachel Sugar menyumbang kepada versi awal artikel ini.
1. Sertakan baris subjek yang jelas dan langsung.
Contoh baris subjek yang baik termasuk, 'Tarikh mesyuarat diubah,' 'Soalan cepat mengenai pembentangan anda,' atau 'Cadangan untuk cadangan.'
'Orang sering memutuskan sama ada untuk membuka e-mel berdasarkan baris subjek,' kata Pachter. 'Pilih yang membolehkan pembaca mengetahui bahawa anda menangani masalah atau masalah perniagaan mereka.'
2. Gunakan alamat e-mel profesional.
Sekiranya anda bekerja di sebuah syarikat, anda harus menggunakan alamat e-mel syarikat anda. Tetapi jika anda menggunakan akaun e-mel peribadi - sama ada anda bekerja sendiri atau suka menggunakannya sesekali untuk surat-menyurat yang berkaitan dengan pekerjaan - anda harus berhati-hati ketika memilih alamat itu, kata Pachter.
Anda harus selalu mempunyai alamat e-mel yang menyampaikan nama anda sehingga penerima mengetahui dengan tepat siapa yang menghantar e-mel tersebut. Jangan sekali-kali menggunakan alamat e-mel (mungkin sisa-sisa zaman sekolah rendah anda) yang tidak sesuai digunakan di tempat kerja, seperti 'babygirl @ ...' atau 'beerlover @ ...'-- tidak kira betapa anda suka minuman sejuk.
3. Berfikir dua kali sebelum memukul 'Balas semua.'
Tidak ada yang mahu membaca e-mel dari 20 orang yang tidak ada kaitan dengan mereka. Mengabaikan e-mel boleh menjadi sukar, dengan banyak orang mendapat pemberitahuan mengenai mesej baru di telefon pintar mereka atau mengganggu mesej timbul di skrin komputer mereka. Jangan memukul 'Balas Semua' melainkan anda benar-benar menganggap semua orang dalam senarai perlu menerima e-mel itu, kata Pachter.
4. Sertakan blok tandatangan.
Sediakan pembaca anda dengan beberapa maklumat mengenai anda, Pachter mencadangkan. 'Secara amnya, ini akan menyatakan nama penuh, tajuk, nama syarikat, dan maklumat hubungan anda, termasuk nombor telefon. Anda juga boleh menambahkan sedikit publisiti untuk diri sendiri, tetapi jangan berlebihan dengan ucapan atau karya seni. '
Gunakan fon, ukuran jenis, dan warna yang sama dengan e-mel yang lain, katanya.
5. Gunakan salam profesional.
Jangan gunakan ungkapan santai, sehari-hari seperti, 'Hai kalian,' 'Yo,' atau 'Hai kawan.'
'Sifat santai tulisan kita tidak boleh mempengaruhi ucapan dalam e-mel,' katanya. 'Hei adalah salam yang tidak formal dan biasanya tidak boleh digunakan di tempat kerja. Dan Yo juga tidak baik. Gunakan Hi atau Hello sebaliknya. '
Dia juga menasihatkan agar tidak memendekkan nama sesiapa. Katakanlah, 'Hai Michael,' kecuali anda yakin dia lebih suka dipanggil 'Mike.'
6. Gunakan tanda seru dengan berhati-hati.
Sekiranya anda memilih untuk menggunakan tanda seru, gunakan hanya satu untuk menyampaikan kegembiraan, kata Pachter.
'Orang-orang kadang-kadang terbawa-bawa dan meletakkan sejumlah tanda seru di akhir ayat mereka. Hasilnya boleh kelihatan terlalu emosional atau tidak matang, 'tulisnya. 'Kata seru harus digunakan dengan berhati-hati dalam penulisan.'
7. Berhati-hati dengan humor.
Humor mudah tersesat dalam terjemahan tanpa nada atau ekspresi wajah yang betul. Dalam pertukaran profesional, lebih baik meninggalkan humor daripada e-mel kecuali anda mengenali penerima dengan baik. Juga, sesuatu yang anda anggap lucu mungkin tidak lucu bagi orang lain.
Pachter mengatakan: 'Sesuatu yang dianggap lucu ketika dituturkan mungkin kelihatan sangat berbeza ketika ditulis. Sekiranya ragu-ragu, biarkanlah. '
8. Ketahui bahawa orang dari pelbagai budaya bercakap dan menulis secara berbeza.
Kesalahan komunikasi dapat terjadi dengan mudah kerana perbezaan budaya , terutamanya dalam bentuk tulisan ketika kita tidak dapat melihat bahasa tubuh satu sama lain. Sesuaikan mesej anda ke latar budaya penerima atau seberapa baik anda mengenali mereka.
Peraturan yang baik untuk diingat, kata Pachter, ialah budaya konteks tinggi (Jepun, Arab, atau Cina) ingin mengenali anda sebelum berniaga dengan anda. Oleh itu, mungkin menjadi kebiasaan bagi rakan perniagaan dari negara-negara ini untuk menjadi lebih peribadi dalam tulisan mereka. Sebaliknya, orang-orang dari budaya konteks rendah (Jerman, Amerika, atau Skandinavia) lebih suka mencapai titik yang sangat cepat.
9. Balas e-mel anda - walaupun e-mel itu tidak ditujukan untuk anda.
Sukar untuk membalas setiap mesej e-mel yang pernah dihantar kepada anda, tetapi anda harus mencuba, kata Pachter. Ini termasuk ketika e-mel dihantar secara tidak sengaja kepada anda, terutamanya jika pengirim mengharapkan balasan. Balasan tidak perlu tetapi berfungsi sebagai etika e-mel yang baik, terutamanya jika orang ini bekerja di syarikat atau industri yang sama dengan anda.
Berikut adalah contoh jawapan: 'Saya tahu anda sangat sibuk, tetapi saya rasa anda tidak bermaksud menghantar e-mel ini kepada saya. Dan saya ingin memberitahu anda supaya anda dapat mengirimkannya kepada orang yang betul. '
10. Proofread setiap mesej.
Kesalahan anda tidak akan disedari oleh penerima e-mel anda. 'Dan, bergantung pada penerima, anda mungkin dinilai kerana membuatnya,' kata Pachter.
Jangan bergantung pada pemeriksa ejaan. Baca dan baca semula e-mel anda beberapa kali, sebaiknya dengan kuat, sebelum menghantarnya.
'Seorang penyelia bermaksud menulis,' Maaf atas kesulitan, '' kata Pachter. 'Tetapi dia bergantung pada pemeriksaan ejaannya dan akhirnya menulis,' Maaf atas inkontinensia. '
11. Tambah alamat e-mel terakhir.
'Anda tidak mahu menghantar e-mel secara tidak sengaja sebelum anda selesai menulis dan membuktikan mesej itu,' kata Pachter. 'Walaupun anda membalas mesej, langkah berjaga-jaga adalah baik untuk menghapus alamat penerima dan memasukkannya hanya apabila anda yakin mesej itu siap dikirim.'
12. Periksa semula bahawa anda telah memilih penerima yang betul.
Pachter mengatakan untuk memperhatikan dengan teliti ketika mengetik nama dari buku alamat anda di baris 'ke' e-mel. 'Mudah memilih nama yang salah, yang boleh memalukan anda dan orang yang tidak sengaja menerima e-mel.'
13. Pastikan fon anda tetap klasik.
Purple Comic Sans mempunyai masa dan tempat (mungkin?). Tetapi untuk surat-menyurat perniagaan, pastikan fon, warna, dan saiz anda tetap klasik.
Peraturan utama: E-mel anda mesti mudah dibaca oleh orang lain.
'Secara amnya, lebih baik menggunakan jenis 10 atau 12 titik dan fon yang mudah dibaca seperti Arial, Calibri, atau Times New Roman,' nasihat Pachter. Bagi warna, hitam adalah pilihan paling selamat.
14. Ikuti nada anda.
Sama seperti lelucon yang hilang dalam terjemahan, nada mudah disalahertikan tanpa konteks yang anda dapat dari isyarat suara dan ekspresi wajah. Oleh itu, mudah untuk datang kerana lebih tiba-tiba yang mungkin anda maksudkan: Anda bermaksud 'berterus terang,' mereka membaca 'marah dan curt.'
Untuk mengelakkan salah faham, Pachter mengesyorkan anda membaca mesej anda dengan kuat sebelum menekan hantar. 'Sekiranya kedengarannya kasar bagi anda, itu akan terdengar kasar bagi pembaca,' katanya.
Untuk hasil terbaik, elakkan menggunakan kata-kata negatif yang jelas ('kegagalan', 'salah,' 'diabaikan'), dan selalu ucapkan 'tolong' dan 'terima kasih.'
15. Tidak ada yang sulit - jadi tulislah dengan sewajarnya.
Selalu ingat apa yang nampaknya terlupa oleh bekas ketua CIA Jeneral David Petraeus, memberi amaran kepada Pachter: Setiap mesej elektronik meninggalkan jejak.
sudah berapa kali mark wahlberg berkahwin
'Garis panduan asas adalah menganggap bahawa orang lain akan melihat apa yang anda tulis,' katanya, 'jadi jangan tulis apa-apa yang anda tidak mahu semua orang lihat.' Tafsiran yang lebih liberal: Jangan menulis apa-apa yang boleh merosakkan anda atau menyakitkan hati orang lain. Bagaimanapun, e-mel sangat mudah dihantar, dan lebih baik selamat daripada meminta maaf.
Ini cerita pertama kali muncul pada Orang Dalam Perniagaan .
