Survey, demi survey, setelah survey setuju - pertemuan adalah membuang masa yang mengerikan dan semua orang membencinya.
Tetapi jika setiap jiwa yang masih hidup di pejabat anda mengerang ketika jemputan mesyuarat baru masuk, mengapa anda masih menghabiskan sebahagian besar minggu anda dengan duduk di bilik-bilik persidangan?
zaman daisy de la hoya
Sebahagian daripada jawapannya adalah amalan perjumpaan yang tidak cekap. Sebilangan masalah dapat diatasi dengan belajar menjalankan pertemuan yang cepat dan produktif. Tetapi beberapa perhimpunan ini tidak dapat diperbaiki dan semestinya tidak akan berlaku - sekurang-kurangnya untuk anda.
Jenis pertemuan terakhir ini tidak dapat diperbaiki dengan logistik yang lebih baik. Mereka hanya perlu disingkirkan dari jadual anda. Di sinilah anda menghadapi satu lagi alasan besar untuk kegigihan pertemuan - sukar untuk mengatakan tidak kepada mereka. Sekiranya jemputan dari bos anda, anda tidak mahu menghina utiliti perhimpunan. Perkara yang sama berlaku untuk rakan sekerja, dan pelanggan boleh menjadi yang paling sukar untuk berpaling dari semua.
Tetapi jangan putus asa, mungkin dengan sopan keluar dari pertemuan tanpa menyinggung perasaan orang lain atau kelihatan malas. Di HBR baru-baru ini, Liane Davey, pengasas bersama 3COze, menawarkan cadangan khusus berdasarkan isu perjumpaan biasa .
1. Apabila anda belum bersedia untuk perjumpaan
Bukan kerana anda pemalas, tentu saja, tetapi kerana pasukan itu tidak mempunyai cukup waktu untuk meneliti, berfikir, menyiapkan, dan lain-lain mengenai topik yang akan dibincangkan. Dalam kes ini, Davey mencadangkan untuk menunda perhimpunan menggunakan bahasa seperti: 'Ini adalah topik yang menarik. Berdasarkan keutamaan tahun semasa kami, saya tidak pasti kami sudah bersedia untuk perbualan yang produktif. Adakah mungkin untuk mendorong pertemuan ini kembali dan membiarkan kumpulan kerja membuat sedikit kemajuan sebelum kita bertemu? '
2. Bila perlu orang hilang
Kadang-kadang anda dapat melihat pertemuan yang membuang masa sejauh satu batu. Contohnya, apabila semua pihak yang berkaitan untuk membuat keputusan tidak akan hadir, anda tahu anda pasti tidak akan meninggalkan item tindakan.
Serlahkan masalah ini kepada jemputan dengan mengatakan sesuatu seperti ini: 'Saya tidak sabar untuk membuat beberapa keputusan mengenai isu ini. Dari jemputan mesyuarat, nampaknya produksi [atau sesiapa sahaja] tidak terlibat. Saya ingin menunggu sehingga seseorang dari Production bersedia untuk bergabung. Jika tidak, kami tidak akan dapat membuat keputusan. '
3. Bila anda orang yang salah untuk menyumbang
Kadang-kadang masalahnya bukan sesuatu yang wujud dalam mesyuarat yang dirancang - itu adalah anda. Anda tidak cukup tahu atau tidak terlibat dalam masalah dengan cara yang betul untuk menyumbang secara berguna. Davey menawarkan contoh skrip ini untuk situasi berikut: 'Saya tersanjung kerana anda berminat dengan input saya. Saya tidak percaya bahawa saya berkelayakan terbaik dalam topik ini. Saya sedikit menggali dan nampaknya Pat mempunyai konteks yang diperlukan. Adakah anda selesa menjemput Pat daripada saya? ' (Maaf, Pat.)
Sebagai gantinya, anda boleh menanggung tanggungjawab untuk menguruskan bawahan atau atasan anda. Dalam catatan lengkap , Davey juga menawarkan bahasa yang disarankan untuk kes-kes ini.
4. Apabila masa sangat menyusahkan
Dalam kes-kes lain, perjumpaan diatur dengan baik dan anda boleh menyumbang, tetapi masa mesyuarat hanya mengerikan untuk produktiviti anda. Adakah anda tersekat? Tidak, kata Davey, yang menyarankan anda untuk tidak memilih tetapi 'luangkan beberapa minit untuk mengumpulkan beberapa nota dan memberi taklimat kepada ketua atau peserta yang sesuai.'
Dalam menjawab undangan itu, dia menawarkan bahasa yang disarankan ini: 'Ini akan menjadi perbincangan penting. Saya tidak dapat hadir, tetapi saya akan meluangkan masa untuk berkongsi pendapat saya supaya anda dapat memasukkannya ke dalam perbincangan. '
adakah jason kennedy masih berkahwin
5. Apabila kebanyakan perjumpaan tidak berkaitan dengan anda
Bagaimana apabila hanya satu daripada lima atau sepuluh item agenda pada mesyuarat yang akan datang yang berkaitan dengan anda? Jangan hanya duduk di sana sambil memutar jari anda melalui 80 peratus perbincangan, kata Davey. Sebaliknya, jelaskan bahawa anda akan keluar lebih awal, dengan menjawab undangan seperti ini: 'Adakah mungkin untuk membuat liputan perbincangan penjenamaan semula sebagai item agenda pertama? Saya tidak dapat bertahan sepanjang perjumpaan tetapi saya benar-benar ingin menyumbang pada pertemuan itu. '
Sudah tentu, mengatakan tidak bukan hanya sukar ketika datang ke mesyuarat. Anda mungkin menghadapi masalah yang sama dengan permintaan yang salah difahami atau salah arah di kawasan lain dalam kehidupan kerja anda juga. Syukurlah, ada nasihat yang sama baiknya di luar sana mengenai cara yang tepat untuk mengatakan tidak pada pejabat biasa yang lain juga.
