Perbualan Sedikit Kurang

Bilakah kali terakhir anda menjadualkan perjumpaan dan menjemput lapan orang dan bukannya tiga orang yang benar-benar perlu berada di sana hanya kerana anda tidak mahu ada yang merasa ketinggalan?

Bilakah kali terakhir anda menghantar e-mel seluruh syarikat yang mengatakan seperti, 'Hei, perhatian peminum kopi: Sekiranya anda menyelesaikan periuk, buat yang lain!' walaupun hanya ada satu orang yang melanggar peraturan ini (dan dia adalah pengasas anda)?

Bilakah kali terakhir anda membuat perbincangan panjang mengenai palet warna untuk brosur baru dengan pengaturcara, yang tidak ada kaitan dengan brosur itu tetapi pasti tahu bahawa dia tidak suka oren?

Ini adalah gejala penyakit biasa: terlalu banyak komunikasi .

Sekarang, kita semua tahu bahawa komunikasi sangat penting, dan banyak masalah organisasi disebabkan oleh kegagalan untuk berkomunikasi. Sebilangan besar orang cuba menyelesaikan masalah ini dengan meningkatkan jumlah komunikasi: menghubungi semua orang melalui e-mel, mengadakan perjumpaan panjang dan menjemput seluruh kakitangan, dan meminta dua sen setiap orang sebelum melaksanakan keputusan.

Tetapi kos komunikasi meningkat lebih cepat daripada yang anda fikirkan, terutama pada pasukan yang lebih besar. Apa yang digunakan untuk bekerja dengan tiga orang di garaj semua bercakap antara satu sama lain tentang semuanya tidak berfungsi apabila jumlah kepala anda mencapai 10 atau 20 orang. Semua orang yang tidak perlu berada dalam pertemuan itu membunuh produktiviti. Semua orang yang tidak perlu membaca e-mel itu terganggu olehnya. Pada satu ketika, komunikasi berlebihan tidak berkesan.

Ini adalah masalah yang sangat berbahaya bagi syarikat yang baru berkembang pesat. Apabila anda benar-benar kecil dan baru bermula, anda tidak mempunyai banyak orang, jadi menjaga semua orang dalam segala hal tidak memerlukan banyak masa. Tetapi apabila anda semakin besar, jumlah orang yang berpotensi terlibat dalam perbincangan tertentu meningkat, dan jumlah perkara yang anda lakukan ketika syarikat meningkat, dan jumlah masa yang dapat anda buang untuk berkomunikasi menjadi masalah yang serius.

Apabila syarikat berkembang, orang-orang di dalamnya mula pakar. Pada tahap seperti itu, sebilangan pengurus akan menyimpulkan bahawa mereka mempunyai masalah 'menjaga semua orang pada halaman yang sama'. Tetapi selalunya apa yang sebenarnya mereka miliki adalah 'menghentikan orang daripada campur tangan ketika sudah ada cukup orang pintar yang mengerjakan sesuatu' masalah.

gaji saluran cuaca sam juara

Bukannya Bob dalam Perakaunan tidak mempunyai apa-apa yang berguna untuk mengatakan mengenai fotografi untuk kempen iklan baru. Ya, Bob mempunyai master dalam bidang seni rupa. Ya, Bob adalah jurugambar amatur. Dan mungkin dia mempunyai selera yang lebih baik daripada orang-orang dalam pemasaran. Namun, Bob tidak seharusnya memberitahu pengurus pemasaran apa yang harus dilakukan, kerana itu tidak cekap. Sebenarnya, ia sangat tidak cekap.

Kos komunikasi berlebihan dalam organisasi ditanggung oleh Fred Brooks dalam bukunya tahun 1975, Manusia-Bulan Mitos . Brooks membantu menjalankan projek OS / 360 di IBM, membina sistem operasi gergasi untuk kerangka utama syarikat. Pada masa itu, komputer adalah mesin berukuran besar, berukuran bilik, dan disejukkan dengan air, kadang-kadang dengan memori utama 256,000 byte besar. OS / 360 mungkin merupakan projek perisian terbesar yang pernah dicuba pada ketika itu. Dan memang begitu secara tugu lewat.

Setiap kali beberapa aspek projek tidak mengikut jadual, IBM menugaskan beberapa orang lagi untuk melaksanakan tugas tersebut. Dan apa yang Brooks perhatikan, yang masih mengejutkan orang, adalah bahawa ini tidak berjaya. Pemerhatiannya kemudian dikenali sebagai Brooks 'Law: Menambahkan orang ke projek yang lewat cenderung menjadikannya berjalan kemudian.

Baca semula ayat itu, kerana tidak intuitif. Brooks mendapati bahawa menambahkan orang ke projek akan meletakkannya lebih jauh dari jadual .

Bagaimana ia boleh berlaku? Jika anda menambahkan orang baru ke dalam pasukan, orang itu perlu berkomunikasi dan berkoordinasi dengan semua orang lain dalam pasukan. Ini tidak kedengaran seperti masalah besar, tetapi memang begitu. Anak baru tidak tahu apa yang berlaku, jadi orang lain dalam pasukan - seseorang yang baru minggu lalu melakukan kerja yang produktif - harus menghentikan kerjanya dan menunjukkan kepada pemula ini.

Semakin besar pasukan, semakin teruk. Apabila anda mempunyai satu pasukan, anda tidak mempunyai keperluan komunikasi. Tiada.

Tambahkan orang kedua, dan sekarang anda mempunyai satu hubungan: Adam dan Mary harus sekali-sekala bercakap antara satu sama lain.

nilai bersih charles stanley 2016

Sekarang tambahkan orang ketiga, katakanlah, Srinivas, dan tiba-tiba kita beralih dari satu hubungan ke tiga, kerana Srinivas harus bercakap dengan Adam dan Mary.

Tambah orang keempat. Saya kehabisan nama di sini untuk membantu saya - OK: Britney. Sekiranya kami menambahkannya, dan dia perlu berkoordinasi dengan mereka semua, anda mendapat enam sambungan.

Untuk kecenderungan matematik, formula adalah bahawa jika anda mempunyai orang dalam pasukan anda, ada (n^dua-n) / 2 sambungan. Carta ini menggambarkan bagaimana ini menjadi masalah:

Seperti yang anda lihat, kos komunikasi mula meningkat dengan pesat sehingga, pada pasukan besar, semua orang mempunyai masa untuk melakukan koordinasi dengan orang lain - dan tidak ada yang menyelesaikan pekerjaan. Pada tahun 2006, Moishe Lettvin, mantan pengaturcara di Microsoft, menulis catatan blog yang menggambarkan tahun yang dia habiskan untuk menyelaraskan senarai item yang akan ditampilkan pada satu menu di Windows Vista - menu yang anda gunakan untuk mematikan komputer anda. (Lihat Crapfest Penutupan Windows Lettvin berpendapat bahawa 43 orang semuanya mempunyai suara dalam merancang menu yang satu ini. Empat puluh tiga! Dengan formula Brooks, itu bermaksud menguruskan 903 sambungan. Lettvin mengatakan bahawa dia menghabiskan banyak waktu untuk tugas koordinasi sehingga, dalam 12 bulan, dia menghasilkan kurang dari 200 baris kod.

Sebagai bos, anda perlu merancang kaedah untuk mengurangkan jalan komunikasi. Hapuskan senarai mel seluruh syarikat - atau sekurang-kurangnya mengenakan bayaran $ 1.50 untuk diposkan kepada mereka. Berhenti mengadakan perjumpaan besar. Anda memerlukan budaya di mana orang tidak tegang kerana mereka tidak termasuk dalam perjumpaan, yang bermaksud anda memerlukan budaya yang memberi penghargaan kepada orang kerana melakukan pekerjaan mereka dan cemberut kerana campur tangan dalam pekerjaan orang lain.

Dan pada setiap projek, tetapkan satu orang untuk memastikan bahawa komunikasi berlaku - tetapi hanya komunikasi yang betul. Jika tidak, pasukan itu akan mula mengadakan pertemuan panjang dengan semua orang di sana dan, terus terang, orang akan bersosial, dan bersuara, dan bersuara, dan berdebat mengenai perkara-perkara yang mereka tidak kisah hanya untuk mendengar suara mereka sendiri.

Saya rasa ini mungkin salah satu kes di mana gaya pengurusan lama 1950-an secara tidak sengaja mendapat sesuatu yang betul. Di syarikat-syarikat gaya General Motors, mereka sekurang-kurangnya mempunyai idea bagaimana maklumat diperlukan untuk naik dan turun carta organisasi yang rapi, yang menunjukkan sedikit pengakuan bahawa jawapan yang tepat bukanlah bahawa setiap orang dalam organisasi perlu perhatikan segalanya.

Semasa anda memulakan syarikat, anda mungkin berkomunikasi dengan baik. Semua orang saling menceritakan semuanya. Dan pelanggan anda menyukainya, kerana ketika mereka memanggil untuk menanyakan pesanan pembelian mereka, semua orang tahu di mana ia berada. Tetapi apabila anda semakin besar, anda tidak dapat terus memberitahu semua orang tentang setiap pesanan pembelian, jadi anda harus mencipta sistem komunikasi tertentu sehingga orang yang tepat dapat mengetahui dan tidak ada orang lain. Bukan kerana ia dirahsiakan. Kerana membuang masa.

Joel Spolsky adalah pengasas bersama dan Ketua Pegawai Eksekutif Fog Creek Software dan hos blog popular Joel on Software. Untuk arkib lajurnya, pergi ke www.inc.com/author/joel-spolsky .