E-mel adalah mata wang komunikasi perniagaan di dunia sekarang. Walaupun terdapat skrin dan wayar antara pengirim dan penerima, menjaga kesopanan dan etika tetap penting. Menggelecek dan terus atau menaip frasa yang tidak relevan sama buruknya dengan mengeluarkan kata-kata kasar di hadapan pelanggan atau pengurus. Meningkatkan kemahiran komunikasi anda dengan cara ini sangat mustahak jika anda ingin berjaya dalam perniagaan.
Lebih 100 bilion e-mel dihantar setiap hari, dan purata masa yang dihabiskan untuk membaca setiap satu adalah 15-20 saat. Tetap pendek, terutamanya kerana 65 peratus daripada semua e-mel dibuka pertama kali pada skrin mudah alih yang lebih kecil. Salah satu cara untuk memastikan mesej anda diterima - dan bahawa reputasi anda tidak terganggu dalam prosesnya - adalah dengan segera menghilangkan 10 frasa yang tidak bermakna dari e-mel anda.
1. 'Harap maklum ...'
Ungkapan ini sering digunakan kerana terdengar profesional, tetapi selalu tidak perlu. Sebaliknya, bersikap langsung dan ringkas. Sekiranya anda meluangkan masa untuk menulis e-mel, penerima sudah mengetahui bahawa tujuan anda adalah untuk memberitahu mereka tentang sesuatu. Memberitahu mereka bahawa anda akan melakukannya adalah secara tidak sedar menghina kepintaran mereka.
2. 'Jangan ragu untuk menghubungi saya ...'
Apabila anda menggunakan ungkapan ini, anda sekali lagi menyatakan yang jelas. Orang akan menghubungi anda jika mereka berminat dengan apa yang anda kirimkan, atau jika mereka mempunyai pertanyaan mengenai mesej anda. Oleh kerana mereka dapat menggunakan kebebasan bersuara digital mereka sendiri, mereka tidak perlu mengundang mereka atau memberi mereka akses untuk bertindak balas.
3. 'Saya hanya ...'
Baru-baru ini, Ellen Leanse, pengasas Karmahacks, mengacak-acak bulu ketika dia memanggil wanita menggunakan kata 'adil' secara berlebihan dalam komunikasi profesional. Dalam catatan di LinkedIn, Leanse menentang perkataan itu - yang menurutnya wanita menggunakan tiga hingga empat kali lebih kerap daripada lelaki - mengatakan:
Saya mula memperhatikan bahawa 'adil' bukan tentang bersikap sopan: itu adalah mesej halus mengenai penghormatan, penghormatan. Kadang-kadang ia berlaku sendiri. Kadang kala malah mendua. Semasa saya benar-benar mendengar, saya menyedari bahawa mencoretnya dari frasa hampir selalu menjelaskan dan memperkuatkan mesej.
Sama ada anda bersetuju dengan kesimpulannya atau tidak (dan beberapa suara menonjol lain tidak setuju), perbincangannya mengenai 'adil' sebagai kata 'anak', menurut model Analisis Transaksional yang diterbitkan oleh Eric Berne, wajar mendapat penjelajahan. Sementara itu, jauhkan frasa ini dan pilihlah bahasa yang lebih pasti.
4. 'Saya rasa ...'
Pengirim sering memasukkan 'Saya rasa ...' untuk meminimumkan kemungkinan penolakan masa depan, tetapi dengan menggunakan frasa ini, anda memberitahu penerima bahawa anda tidak yakin dengan diri anda sendiri. Setiap kali anda berkomunikasi - dalam e-mel atau dalam kehidupan sebenar - anda perlu kelihatan yakin dengan mesej anda. Sekiranya tidak, anda berisiko untuk tidak menghiraukan pendapat anda dan terus maju dengan idea yang berbeza. Menggambarkan keyakinan di tempat kerja adalah kunci kejayaan.
5. 'Terlampir sila cari ...' atau 'Dilampirkan cari ...'
Ini mungkin kelihatan kecil, tetapi sebenarnya tidak ada yang boleh dilampirkan dalam e-mel. Fail boleh dilampirkan, tetapi tidak ada yang dapat dimasukkan ke dalam e-mel. Dengan menggunakan salah satu daripada frasa ini, penulis mengelak daripada menggunakan kata ganti nama 'I', tetapi kalimat itu terdengar kuno. Maklumkan kepada pembaca, 'Saya telah melampirkan ...'
6. 'Saya harap awak sihat ...'
Frasa ini biasanya ditulis pada dua kesempatan. Dalam satu kejadian, ia muncul tepat sebelum anda memukul penerima dengan sesuatu yang tidak diingini. Yang lain adalah ketika anda ingin menjalin hubungan yang erat dengan atau minat yang tulen pada seseorang ketika tidak ada. Sekiranya anda benar-benar berminat dengan kesejahteraan seseorang, bicarakan secara langsung dan bukannya menggunakan frasa pengisi ini.
7. 'Saya fikir saya akan menghubungi ...'
Saya tidak tahu tentang anda, tetapi ungkapan ini membuat saya membayangkan seorang kanak-kanak yang sedang menggenggam sesuatu yang tidak dapat dijangkau dari kekangan tempat duduk kereta. Ia juga kelihatan sangat pemalu dan menggambarkan rasa tidak selamat. Sebaliknya, tuliskan mesej atau soalan anda dan teruskan. Daripada mengatakan 'Saya fikir saya akan menghubungi,' katakan 'Saya ingin memperlakukan anda makan siang untuk membincangkan idea perniagaan saya.' Memukul di sekitar semak tidak ada yang suka. Sebaliknya, jelaskan niat anda agar dapat dilihat oleh penerima.
8. 'Bolehkah saya memilih otak anda?'
Ini pada dasarnya memberitahu siapa sahaja anda menghantar mesej bahawa anda ingin menghabiskan waktunya tanpa menawarkan apa-apa nilai sebagai balasannya. Sebagai gantinya, beri maksud untuk berkongsi pandangan menarik atau bermanfaat dengan penerima, memberitahu orang itu bahawa anda menginginkan jalan kerjasama dua hala antara anda berdua pada masa akan datang.
berapa umur jek barakat
Ketika saya berbaris dalam pertuturan pertuturan, saya mendapati bahawa pendekatan tumpul ini paling berkesan - menghasilkan kadar kejayaan 52 peratus untuk mendapatkan mesej susulan, berbanding dengan kadar tindak balas 20-27 peratus dengan kaedah lain yang saya cuba.
9. 'Kepada Siapa Yang Boleh Dibimbangkan ...'
Terdapat beberapa senario di mana frasa ini sesuai, tetapi sedikit dan jauh. Sekiranya anda tahu siapa mesej anda, hubungi orang itu secara langsung dan bukannya bersembunyi di sebalik pengenalan ini. Menggunakan frasa di atas dan bukannya menamakan individu membuat anda kelihatan tidak yakin dan tidak formal. Tekan butang hapus sebelum anda menghantar e-mel yang merangkumi kata-kata ini.
10. 'Hormat kami ...'
Pada masa lalu, ungkapan ini merupakan pemendekan penutupan yang lebih popular, tetapi dalam komunikasi e-mel hari ini, kedengarannya sangat formal dan tidak tulus. Secara amnya, anda boleh menutup e-mel dengan 'Terima kasih' ringkas atau hanya nama anda. 'Cheers' adalah pilihan lain yang menyeronokkan yang menyampaikan hasrat baik tanpa tersedar atau tersekat. Hari-hari ini, kita semua faham bila mesej telah berakhir. Tidak perlu berusaha keras dengan penutupan rasmi.
Naik piring dan tulis e-mel yang lebih baik. Rakan sekerja anda akan menghargai kependekan mesej anda, dan anda akan mendapat sambutan yang lebih baik apabila permintaan anda lebih jelas. Tidak ada keperluan untuk mengisi dan mengisi e-mel. Cukup sebut maksud anda. Hasilnya akan memberi kesan kepada diri mereka sendiri.
Ungkapan apa yang paling mengganggu anda dalam e-mel? Kongsikan e-mel haiwan kesayangan terbesar anda dalam komen di bawah.
