Dengan segala penghormatan kepada pesanan dan rangkaian sosial, e-mel tetap menjadi bentuk komunikasi perniagaan yang utama. Sudah diketahui membuat atau memutuskan perjanjian. Selalunya, itu bukan kandungan e-mel, melainkan etika pengirim (atau kekurangannya).
Apabila sering menggunakan e-mel sepanjang kehidupan perniagaan kita, kadang-kadang kita mengabaikan peraturan asas komunikasi: bersikap sopan, menangani orang dengan betul, memberi respons tepat pada masanya, dan banyak lagi.
BCC adalah contoh sempurna bagaimana e-mel dapat digunakan dengan berkesan atau disalahgunakan sepenuhnya. Semasa menggunakan BCC, adakah kita berfikir tentang apa yang kita lakukan dan bagaimana ia berpotensi menjadi kebakaran?
Ia berlaku kepada saya lebih daripada sekali. Untuk menyelamatkan anda dari rasa malu, saya ingin mengatasi masalah ini di sini dan sekarang.
Hanya ada dua keadaan untuk BCC.
Pertama, e-mel besar-besaran. Jarang mereka dibenarkan.
Sekiranya anda perlu menghantarnya - misalnya anda mempunyai buletin, atau anda menghantar jemputan ke bar mitzvah anak lelaki anda - membiarkan semua orang melihat alamat e-mel setiap penerima adalah no-no yang besar. Gunakan BCC.
Sebagai penulis dalam talian, saya sering mendapatkan petikan ke peti masuk saya, yang dihantar kepada ratusan (jika tidak beribu-ribu) blogger dan wartawan. Sekiranya anda seorang PR, perhatikan: Ini bukan cara untuk melakukan PR, bahkan tidak dekat. Sekiranya, atas sebab apa pun, anda berpendapat bahawa e-mel adalah idea yang baik, gunakan BCC. Tidak ada wartawan yang mahu e-melnya diberikan kepada beratus-ratus orang lain yang dia tidak kenal.
Sekiranya anda tidak menggunakan BCC dalam senario tersebut, anda boleh mendapatkan senarai hitam oleh banyak wartawan. Atau ahli keluarga yang tidak bersetuju dengan senarai jemputan bar mitzvah anda.
Kedua, anda mesti menggunakan BCC ketika seseorang memperkenalkan anda kepada orang lain. Orang yang membuat pengenalan itu melakukan perkara yang baik, dan tidak harus menderita melalui setiap tindak balas terhadap e-mel asal itu.
Dengan BCCing orang itu, anda akan melepaskan mereka dari e-mel yang akan diikuti. Ini adalah kesopanan biasa dan harus dilakukan 1-2 e-mel selepas pengenalannya.
Di luar itu, jangan sekali-kali membiarkan orang lain mengupas dengan menggunakan BCC.
Dalam kes lain, apabila anda menghantar e-mel kepada seseorang dan BCC orang lain, anda tidak jujur - suka atau tidak.
Anda menghantar e-mel kepada Orang X dan tanpa mereka sedar, membiarkan Orang Y mengupas perbualan anda. Orang X tidak tahu bahawa orang lain membaca e-mel ini, sedangkan pada hakikatnya, anda juga secara rahsia mengirimkannya kepada orang lain.
Mungkin ini terdengar seperti isu kecil. Ianya bukan.
pat sajak kahwin dengan siapa?
Dalam perniagaan, integriti dan ketelusan adalah ciri terpenting anda. Sekiranya anda jenis orang BCC di semua e-mel anda, anda bukan jenis orang yang saya mahu berniaga.
Apabila pengguna BCC saya melalui e-mel, saya segera membalasnya dan menyuruh mereka jangan sekali-kali menggunakan BCC seperti ini lagi.
Yang membawa saya ke titik seterusnya: bahaya BCC.
BCC boleh menyebabkan keadaan yang teruk.
Saya pernah menghantar e-mel eksekutif peringkat tinggi di Google untuk mengesyorkan rakan untuk pekerjaan. Saya membuat kesilapan BCCing rakan itu untuk memberitahunya bahawa saya menghantar e-mel itu.
Teka apa yang rakan saya lakukan? Dia secara tidak sengaja menjawab semua, dengan berkata, 'Terima kasih.' Itu bermakna eksekutif mendapat e-mel yang mengucapkan terima kasih dari seseorang yang dia tidak sedar bahawa dia berada di urutan pertama.
Siapa yang akhirnya kelihatan teruk? Saya. Siapa yang tidak mendapat pekerjaan? Kawan saya.
Sekiranya anda benar-benar mesti, gunakan butang Teruskan.
Sekiranya anda merasakan bahawa e-mel yang anda hantar benar-benar mesti dilihat oleh orang lain selain penerima, teruskan setelah anda menghantarnya. Ia sedikit lebih baik daripada menggunakan BCC. Saya masih tidak mengesyorkannya.
Dengan meneruskan, anda mengelakkan risiko Balas Semua - tetapi ini bukan tindakan yang lebih jujur. Anda masih berkongsi e-mel peribadi tanpa diketahui oleh mana-mana pihak.
Etika perniagaan adalah segalanya. Mereka bermula dengan cara kita berkomunikasi. Jadilah jenis orang yang anda mahu bekerjasama - bukan jenis orang yang membuat anda berpeluh dengan setiap e-mel.
