Kita semua berharap kita dapat menjadi lebih produktif. Tetapi, bagaimana mungkin apabila tugasan terus bertambah, musim terbaru Jeruk adalah Hitam Baru baru sahaja muncul di Netflix, dan anda mempunyai banyak e-mel, teks, dan pemberitahuan media sosial yang mengganggu anda?
Sejak sebulan yang lalu saya telah mengalami banyak cara. Saya telah menjatuhkan bola ke kiri dan kanan. Perkara ini tidak dapat diterima jika anda pemilik perniagaan. Saya mempunyai orang yang bergantung pada saya dan saya tidak boleh membiarkan perkara ini berlaku. Ini menyebabkan saya menilai perkara yang membunuh produktiviti saya.
Langkah pertama yang harus saya lakukan adalah mengenal pasti pembaziran masa dan membuangnya sehingga saya dapat terus produktif. Berikut adalah lapan pembaziran masa yang saya perhatikan membunuh produktiviti saya dan kebanyakan orang yang saya bekerjasama.
1. Sentiasa memeriksa e-mel anda.
Tidak seharusnya mengejutkan bahawa e-mel adalah salah satu, jika yang terbesar, membuang masa. Bagaimanapun, lebih daripada 200 bilion e-mel dihantar setiap hari dan didapati bahawa rata-rata pekerja memeriksa e-melnya 36 kali dalam satu jam. Dan, kita semua bersalah. Saya tidak dapat memberitahu anda berapa kali saya menulis artikel hanya untuk terganggu oleh pemberitahuan e-mel, sama ada di komputer riba atau telefon pintar saya.
Saya benar-benar faham bahawa anda tidak boleh membiarkan pelanggan atau bos anda digantung dengan tidak menjawab e-mel, tetapi banyak kali kami menerima buletin atau kupon yang akhirnya kami klik, yang menyebabkan kami melayari laman web. Agar anda tetap produktif, anda harus menghadkan jumlah masa yang anda habiskan untuk memeriksa e-mel anda.
Beberapa organisasi sebenarnya telah memasang penapis pada program e-mel. Ini menyimpan semua mesej yang masuk sehingga dapat dibaca kemudian. Walaupun melarang e-mel adalah salah satu cara untuk menyelesaikan masalah ini, mengehadkan pemeriksaan e-mel pada masa-masa tertentu juga sama berkesannya. Contohnya, anda boleh meluangkan masa dua puluh minit, tiga kali sehari untuk memeriksa dan membalas e-mel anda.
Sekiranya anda khuatir dengan pemberitahuan yang terlalu tinggi, anda boleh mematikan pemberitahuan pada komputer riba dan telefon pintar anda.
2. Tidak mengautomasikan akaun media sosial anda.
Walaupun media sosial adalah salah satu alat terbaik untuk menyebarkan kesedaran jenama, rangkaian, terus mengetahui berita industri terkini, dan bergaul dengan rakan atau keluarga, ini adalah satu lagi pembaziran masa yang besar. Sebenarnya, kami menghabiskan purata 118 minit setiap hari di media sosial. Kecuali anda seorang pengurus media sosial, saya tidak perlu menghabiskan banyak masa di media sosial.
aaron flores dan adrienne bailon
Seperti e-mel anda, jadualkan waktu-waktu tertentu sepanjang hari untuk melihat dan mengemas kini saluran sosial anda, seperti semasa perjalanan anda ke dan dari tempat kerja. Anda juga boleh menggunakan penyekat seperti Cold Turkey dan mematikan pemberitahuan anda. Saya juga mencadangkan agar anda menggunakan alat pengurusan media sosial seperti Hootsuite supaya anda dapat menjadualkan semua kemas kini media sosial anda terlebih dahulu dari satu papan pemuka.
3. Senarai yang banyak dilakukan.
Sama ada anda menulis senarai yang harus dilakukan di dalam buku nota atau menggunakan alat seperti Evernote, senarai yang harus dilakukan boleh menjadi penyelamat kehidupan sebenar kerana ia dapat mengurangkan tekanan untuk mengingati perkara seperti mesyuarat atau perkara yang anda perlu mengambil di kedai runcit. Senarai tugasan juga dapat membantu memastikan anda sentiasa berada di landasan yang betul dengan menyoroti tugas terpenting yang perlu anda laksanakan.
Agar senarai yang harus dilakukan berkesan, dan untuk mengelakkan anda merasa terbeban, anda perlu membuat senarai pendek, biasanya sekitar tiga item terpenting anda setiap hari. Anda juga harus menulis senarai anda pada malam sebelumnya sehingga anda bangun pada waktu pagi dan anda boleh mula menyusun senarai anda.
4. Berbilang tugas.
Multitasking tidak berfungsi. 'Apabila mendapat perhatian dan produktiviti, otak kita mempunyai jumlah yang terbatas,' kata Guy Winch, PhD, pengarang Pertolongan Cemas Emosi: Strategi Praktikal untuk Mengubati Kegagalan, Penolakan, Rasa Bersalah dan Kecederaan Psikologi Setiap Hari .
'Ini seperti carta pai, dan apa sahaja yang sedang kita usahakan akan merangkumi sebahagian besar pai itu. Tidak banyak yang tersisa untuk perkara lain, kecuali tingkah laku automatik seperti berjalan atau mengunyah. '
maureen mcphilmy dan jeffrey gross
Multitasking membazirkan produktiviti kerana apabila anda beralih antara tugas-tugas anda 'perhatian anda dikeluarkan pada tindakan menukar gear.'
Lakukan satu perkara pada satu masa. Setelah menyelesaikan satu tugas, maka anda boleh beralih ke tugas berikutnya.
5. Menjadi perfeksionis.
Apabila anda mempunyai standard yang tinggi secara realistik, anda akan meluangkan lebih banyak masa daripada yang sepatutnya pada tugas. Walaupun ia selesai, anda masih membuat semakan untuk menjadikannya 'sempurna.' Dalam keadaan lain, menjadi perfeksionis dapat membuang anda kerana perkara tidak berjalan lancar. Ini bermakna anda mungkin menyerah pada projek yang sudah anda mulakan.
Inilah perkara. Kesempurnaan adalah tujuan mustahil yang bukan sahaja membunuh produktiviti anda, tetapi juga memudaratkan kesihatan anda.
Mengatasi mentaliti ini bukanlah tugas yang mudah. Tetapi anda boleh memulakan dengan memberi tumpuan untuk mendapatkan pekerjaan anda. Contohnya, selesaikan terlebih dahulu projek. Anda boleh kembali dan menjadikannya 'sempurna' kemudian.
Anda mungkin menyedari bahawa ia tidak seburuk yang anda sangka. Anda juga perlu menerima kegagalan. Ia berlaku kepada kita semua. Daripada membiarkannya memakan anda, pelajari dari kesalahan anda agar anda tidak mengulanginya.
6. Mesyuarat yang tidak diperlukan.
Adakah anda tahu bahawa terdapat 25 juta mesyuarat setiap hari di A.S. sahaja? Masalahnya ialah eksekutif telah mengakui bahawa pertemuan ini adalah kegagalan, yang bermaksud bahawa organisasi membuang masa dan wang dengan pertemuan yang tidak perlu.
Sekiranya anda mahukan mesyuarat menjadi produktif, buatlah di bawah 30 minit, tetapkan harapan yang jelas, hantarkan bahan terlebih dahulu, mulakan dan berakhir tepat pada waktunya, dan tetap fokus. Saya juga mengesyorkan agar anda bertanya sama ada perjumpaan sangat diperlukan atau tidak. Pada kebiasaannya, e-mel atau panggilan telefon pantas akan mencukupi.
7. Mengatakan 'Ya.'
Dapat difahami bahawa anda tidak mahu mengecewakan orang lain, tetapi anda tidak boleh membuat semua orang bahagia. Anda menjadikan diri anda satu keburukan besar dengan mengatakan 'ya' kepada semua orang kerana anda akhirnya menyebarkan diri anda terlalu kurus.
Bersikap jujur dengan orang lain dan maklumkan bahawa anda tidak mempunyai masa untuk memimpin mesyuarat, menulis catatan blog, atau apa sahaja yang mereka minta. Anda kemudian boleh menawarkan untuk mengembalikan permintaan mereka apabila anda mempunyai ketersediaan.
8. Menangguhkan tugas yang lebih sukar.
Kita semua mempunyai tugas-tugas yang kita tidak mahu lakukan atau merasa terlalu mencabar. Kami akhirnya menangguhkan tugas-tugas itu sehingga lain waktu dan mengerjakan tugas-tugas yang lebih mudah itu. Itu tidak mengubah hakikat bahawa tugas itu hilang. Daripada membiarkan perkara itu tergantung, anda hanya perlu menggigit peluru dan menyelesaikannya.
Mengelakkan penundaan jenis ini memastikan anda kekal produktif seharian dan seharian.
