Mesyuarat buruk: Kita semua pernah mengalaminya. Sama ada perancangan yang buruk, terlalu banyak bercakap, atau kurang persiapan, perjumpaan buruk membuang masa dan wang yang berharga.
Tetapi pengasas dan CEO Amazon Jeff Bezos mungkin telah memecahkan kod untuk menjadikan mesyuarat lebih produktif. Melalui surat tahunannya kepada pemegang saham, dan juga temu ramah baru-baru ini, Bezos memberikan gambaran mengenai apa itu Amazon budaya pertemuan kelihatan seperti.
Semuanya datang untuk mengikuti tiga peraturan mudah.
Pasukan 'dua pizza'.
'Kami berusaha untuk membuat pasukan yang tidak lebih besar daripada diberi makan oleh dua pizza,' kata Bezos. 'Kami memanggil bahawa pasukan dua-pizza itu memerintah.'
Sekiranya anda pernah bertemu dengan terlalu banyak orang, anda boleh memahami hikmah dalam hal ini. Semakin besar pasukan, semakin banyak pendapat - dan semakin sukar untuk membuat kesimpulan dan membuat keputusan. Dan sekiranya ada di antara sebilangan besar orang yang suka mendengar suara mereka sendiri, pertemuan anda pasti akan memakan masa.
Tetapi dengan peraturan pasukan dua-pizza, anda memperoleh keseimbangan untuk memperoleh pandangan dan idea yang pelbagai, sambil tetap tangkas dan terkawal.
Tiada PowerPoint.
'Tidak ada PowerPoint yang digunakan di dalam Amazon,' kata Bezos dengan bangga. 'Seseorang untuk perjumpaan telah menyiapkan enam halaman ... memo berstruktur naratif. Ia mempunyai ayat yang nyata, dan kalimat topik, dan kata kerja, dan kata nama - ini bukan hanya titik peluru.
Dalam suratnya baru-baru ini kepada para pemegang saham, Bezos memperincikan karya yang terdapat dalam memo ini, yang menurutnya memerlukan masa hingga seminggu atau lebih untuk menulis dan memperbaiki:
'Memo hebat ditulis dan ditulis semula, dikongsi dengan rakan sekerja yang diminta untuk memperbaiki kerja, diketepikan selama beberapa hari, dan kemudian diedit lagi dengan fikiran segar. Mereka tidak dapat dilakukan dalam satu atau dua hari. '
Sebagai saya rakan sekerja Carmine Gallo baru-baru ini menunjukkan, memo seperti ini adalah idea bagus kerana otak kita memproses penceritaan yang baik jauh lebih baik daripada data keras. Memo naratif seperti itu memberi peluang kepada pengarang untuk menyampaikan sepenuhnya idea di sebalik idea mereka, dan memberi peluang kepada peserta pertemuan untuk lebih memahami konsep penuh.
Sudah tentu, tidak ada yang bermakna jika peserta perjumpaan tidak membuat persiapan, itulah yang menjadikan peraturan ketiga yang terbaik.
Mulakan dengan senyap.
'Kami membaca memo itu, tanpa suara, semasa pertemuan,' kata Bezos. 'Ia seperti ruang belajar. Semua orang duduk di sekitar meja, dan kami membaca dengan senyap, biasanya kira-kira setengah jam, berapa lama masa yang diperlukan untuk membaca dokumen tersebut. Dan kemudian kami membincangkannya. '
Anda boleh bayangkan mengapa ini sangat bermanfaat. Berapa kali anda berjaya ke pertemuan penting di mana, walaupun ada niat terbaik, anda tidak begitu bersedia seperti yang anda mahukan?
'Sama seperti anak-anak sekolah menengah, eksekutif akan menggagalkan perjumpaan, seolah-olah mereka telah membaca memo itu,' kata Bezos. 'Kerana kita sibuk. Oleh itu, anda mesti benar-benar memperuntukkan masa untuk memo dibaca - dan itulah yang dimaksudkan untuk setengah jam pertama mesyuarat. Dan kemudian semua orang benar-benar membaca memo itu, mereka tidak hanya berpura-pura membaca memo itu. '
Bezos mempunyai sebelum ini memuji penggunaan ini kaedah kerana ia memberi perhatian yang tidak berbelah bagi dari semua orang di sana. Selain itu, ia membantu mempersiapkan mereka yang memimpin perbincangan sedemikian dengan lebih baik - kerana kemahiran dan pemikiran fokus yang diperlukan untuk mengumpulkan memo ini dari awal. 'Kalimat penuh lebih sukar ditulis,' jelas pengasas terkenal itu. 'Tidak ada cara untuk menulis enam halaman, memo berstruktur naratif dan tidak mempunyai pemikiran yang jelas.'
Mempraktikkannya.
Saya telah menggunakan kaedah ini dalam mesyuarat saya sendiri, dan saya dapat memastikan keberkesanannya. Sebagai moderator mesyuarat, anda boleh yakin bahawa semua orang bermula dengan asas yang kukuh dan mereka semua berada di halaman yang sama. (Maaf, tidak tahan.)
Tetapi yang paling penting, anda memberi orang-orang anda apa yang mereka perlukan untuk melakukan kerja terbaik mereka:
Masa.
cee lo nilai bersih hijau 2016
Masa untuk memahami. Masa untuk renungan yang panjang. Masa untuk berfikir fokus.
Semua itu membawa kepada penemuan yang lebih mendalam.
Oleh itu, ingatlah:
Pasukan dua pizza. Tiada PowerPoint. Mulakan dengan senyap.
Ikuti tiga peraturan mudah ini, dan ubah pertemuan anda dari membuang masa menjadi sumber idea bernas.
