Semasa pengkomputeran awan bukan konsep baru, Google Apps sudah pasti menyempurnakan teknologinya sehingga perniagaan di mana sahaja dapat memanfaatkan kepantasan, aksesibilitas dan penyimpanannya. Suite Google Apps, yang merangkumi tanda dagang popular seperti Gmail, Kalendar Google dan Dokumen Google, dapat menjadikan aliran kerja di kalangan pekerja anda lebih lancar, dan bahkan menyediakan kaedah berinteraksi yang lebih baik dengan pelanggan dan pelanggan. Panduan berikut akan menyoroti sebab dan cara anda melaksanakan Google Apps untuk meningkatkan operasi syarikat anda.
Bagaimana Menggunakan Google Apps untuk Meningkatkan Perniagaan Anda: Mengapa Menggunakan Google Apps?
Salah satu faedah langsung yang dimiliki oleh Google Apps untuk perniagaan berbanding perisian desktop tradisional, seperti Microsoft Office, adalah keberkesanan kos. Dengan hanya $ 50 per tahun, rangkaian Google Apps merangkumi jumlah akaun pengguna yang tidak terhad, akses ke semua aplikasi Google, penyimpanan e-mel 25 GB per pekerja, sokongan pelanggan 24/7, dan jaminan uptime rangkaian 99,9 persen. (Ada juga versi gratis dengan sejumlah terbatas keamanan jaringan dan akun pengguna, serta aplikasi dan penyimpanan yang lebih sedikit.) Dibandingkan dengan kebanyakan perisian perniagaan dan IT, yang sering kali disertakan dengan sejumlah lesen per pembelian (belum lagi diperlukan pelayan luaran untuk menghoskan sistem), Google Apps mungkin merupakan kunci untuk mengurangkan beberapa dimensi tambahan dari anggaran anda.
'Sekiranya kami membeli salinan Microsoft Office untuk semua orang di syarikat itu, kami sudah menjimatkan puluhan ribu dolar,' kata Brian Wyrick, naib presiden operasi di Raidious, sebuah syarikat pengembangan kandungan yang berpusat di Indianapolis. Bersama dengan penjimatan kos, Wyrick mengatakan Raidious mengadopsi suite Google Apps kerana kebolehcapaian yang diberikannya kepada pereka dan pengeluar mereka di berbagai tempat di negara ini.
'Utiliti baik untuk mana-mana syarikat permulaan,' kata Wyrick, 'dan untuk dapat bercakap dengan pekerja baru di telefon, dan mengaturnya dengan program Web tanpa lelaki IT harus memberi akses kepada mereka adalah perkara yang hebat. '
Manfaat lain dari Google Apps adalah kemampuan setiap aplikasi untuk berintegrasi antara satu sama lain - satu ciri yang dikatakan oleh Ken Hayes, pemilik sebuah syarikat iklan Internet yang berpangkalan di Toluca Lake, California. 'Apa yang baik tentang Google Apps adalah hakikat bahawa saya dapat membuat satu akaun utama untuk perniagaan saya - dan e-mel, kalendar dan laman web saya semuanya terikat,' katanya. 'Tentu, ada e-mel yang lebih baik di luar sana, tetapi tidak ada yang tahu bagaimana mengaitkan semuanya seperti Google.'
Dig Deeper: Google Apps dalam Permainan
Cara Menggunakan Google Apps untuk Meningkatkan Perniagaan Anda: Mempermudah Komunikasi Dalaman dengan Gmail
Ketika Gmail pertama kali tiba di tempat kejadian, pelanggan e-mel peribadi dipuji kerana kapasiti penyimpanannya yang seolah-olah tanpa dasar dan keupayaan carian peti masuk yang pantas. Tetapi dengan penyatuan Google Apps, banyak fungsi Gmail berfungsi sama cekap untuk perniagaan. Sekali lagi, salah satu ciri Gmail yang paling bermanfaat adalah faktor awan - kerana tidak ada perisian yang membimbangkan, Gmail dapat diakses oleh pekerja anda dari mana saja, tanpa perlu memuat turun kenalan atau mesej ke dalam peranti.
'Salah satu perkara hebat mengenai Gmail ialah berasaskan penyemak imbas,' kata Wyrick. 'Kami berhubung melalui telefon dan pelanggan IMAP kami. Kemampuan itu tidak perlu dikatakan, 'inilah pemasangan Outlook anda.' '
Perbualan berulir Gmail juga membantu mempermudah mesej di kalangan rakan sekerja. Contohnya, jika berbilang pihak mendapat CC dalam e-mel, atau jika banyak e-mel mempunyai baris subjek yang sama, semua mesej tersebut dikumpulkan bersama dengan setiap e-mel baru yang dihantar, duduk dengan sempurna di bahagian atas peti masuk dan menghilangkan kerumitan untuk memeriksa mesej sebelumnya.
Juga, setiap lingkungan kantor harus memiliki metode untuk mengirim pesan cepat, pada menit-menit, dan jawapan Gmail adalah Google Chat, yang dibangun langsung ke antara muka kotak masuk. 'Kami benar-benar mengurangkan keperluan sistem telefon dalaman kami,' kata Wyrick mengenai penggunaan utusan Raidious. Ciri sembang juga mempunyai komponen persidangan video yang dapat berguna apabila rakan sekerja dan pekerja perlu berkomunikasi dari lokasi yang jauh.
Walaupun Gmail adalah pelanggan e-mel yang hebat, Wyrick mengesyorkan untuk menetapkan beberapa pentadbir akaun untuk akaun perniagaan bersama anda. 'Sebaik sahaja anda mendaftar, anda tidak mahu menyimpan semua telur anda dalam satu bakul,' katanya. 'Suatu hari anda perlu melakukan sesuatu apabila pentadbir itu tidak tersedia.'
Dig Deeper: Jangan Pernah Bayar untuk Hosting E-mel Lagi
Cara Menggunakan Google Apps untuk Meningkatkan Perniagaan Anda: Menyelaraskan Mesyuarat dan Acara melalui Kalendar Google
Bergantung pada jenis perniagaan anda, menjadwalkan janji temu boleh menjadi sakit kepala. Sebilangan pekerja (atau, hanya satu) biasanya bertanggungjawab untuk mengesan dan menyampaikan tarikh dan masa, kaedah yang kondusif untuk slip dan perjumpaan yang tidak dijawab. Dengan Kalendar Google, beberapa pekerja boleh menghantar acara pada satu kalendar yang boleh diakses dan diedit oleh seluruh syarikat. Selain itu, kalendar ini boleh diberi kod warna sehingga penonton diberi tahu tentang perubahan janji temu. Pentadbir juga dapat menetapkan izin ke kalendar, sehingga hanya pekerja tertentu yang dapat melihat atau mengedit item.
Greg Cross, pengasas Cross Creative, sebuah syarikat pemasaran digital yang berpangkalan di Greenfield, Indiana, mengatakan bahawa dia baru-baru ini mendorong salah seorang pelanggan utamanya untuk menggunakan Kalendar Google untuk membantu menyusun dan melindungi janji temu. '[Dia] memiliki pusat kaunseling, dan dia mendatangi saya dan berkata,' Kami mempunyai empat kaunselor dan kami mencari cara agar pelanggan kami dapat menjadwalkan janji temu dalam talian dan merahsiakannya, 'kata Cross. 'Anda dapat mengaturnya agar tidak menunjukkan bahawa anda menjalani sesi kaunseling dengan' John Doe 'mengenai kemurungan.'
Satu lagi ciri berguna Kalendar Google ialah kemampuan membuat acara melalui Gmail. Apabila anda menambahkan alamat e-mel pekerja ke acara di kalendar, pekerja tersebut akan dihantar jemputan untuk mengesahkan kehadirannya. Setelah mengesahkan, setiap pekerja dapat melihat dan menambahkan nota ke acara tersebut.
Dig Deeper: Tech Talk: Agensi Iklan Berpindah ke Aplikasi Web
Cara Menggunakan Google Apps untuk Meningkatkan Perniagaan Anda: Meningkatkan Kerjasama dan Pengurusan Projek dengan Google Docs
Google Docs adalah aplikasi yang membolehkan banyak pengguna membuat dan mengedit dokumen, persembahan dan spreadsheet - semuanya di Web. Biasanya, rakan sekerja berkongsi dokumen dengan melampirkan lampiran antara satu sama lain, yang sering menghasilkan versi fail yang salah dan salinan yang tersebar dan salah tempat. Dengan Google Docs, file tersebut diedit di cloud, di mana semakan disimpan dan dipulihkan secara automatik.
Seperti kebanyakan Google Apps lain, pentadbir boleh menetapkan kebenaran dalam Google Docs sehingga hanya pekerja tertentu yang dibenarkan melihat dan berkongsi fail. Ciri mudah lain adalah kemampuan untuk mengeksport dokumen ke dalam pelbagai jenis sambungan fail, yang dapat membantu pada masa ketika pelanggan atau pelanggan memerlukan fail PDF secepat mungkin.
'Saya menggunakan Google Docs secara dalaman,' kata Cross. 'Saya mempunyai pereka grafik yang hanya berfungsi secara sambilan, jadi saya menghantar anggaran dan cadangan pelanggan di sana.' Menggunakan Dokumen Google untuk mengedit fail umum lain seperti jadual perjalanan, buletin dan artikel dapat membantu menyelesaikan masalah umum yang timbul di kalangan pekerja ketika berkolaborasi dalam projek.
Sama bergunanya dengan Google Docs kepada banyak pemilik perniagaan, Wyrick of Raidious mengatakan bahawa satu perkara yang perlu diingat adalah hakikat bahawa orang-orang di kakitangan anda akan mempunyai pelbagai tahap kemahiran komputer. Oleh itu, jika dan ketika anda melaksanakan Google Docs untuk membuat dan mengedit fail terpenting anda, kata Wyrick, mungkin berguna untuk menunjuk juara projek yang memahami aplikasi tersebut.
'Mungkin ada beberapa pengguna yang akan kurang senang dengan perubahan tersebut,' kata Wyrick. Dia juga menasihati pendatang baru untuk kerap membaca panduan bantuan di laman Google Apps.
Gali Lebih Lanjut: 10 Petua untuk Memacu Teknologi Anda
Cara Menggunakan Google Apps untuk Meningkatkan Perniagaan Anda: Berkongsi Pengetahuan Syarikat dengan Laman Google
Tapak Google adalah alat pembuatan laman web asas yang boleh digunakan syarikat untuk membuat intraet inti maklumat untuk pekerja, atau bahkan domain awam yang berfungsi sebagai wajah perniagaan anda. Tapak Google membolehkan anda mengimport maklumat dari aplikasi lain, seperti kalendar janji temu atau borang pelanggan standard, dan mengeposkannya ke laman web anda agar pekerja atau pelanggan mendapat akses mudah.
'Laman Google adalah seperti sistem wiki,' kata Hayes, yang menggunakan aplikasi tersebut agar dia dan rakan perniagaannya di Denmark dapat mengikuti projek, idea dan kontraktor syarikat. 'Saya mempunyai bahagian yang disiapkan untuk idea pesaing yang ingin kami perbaiki, dan bahkan masalah yang ingin kami atasi dalam perniagaan kami.'
Anda hanya boleh menetapkan pekerja tertentu yang mempunyai kemampuan pentadbiran, iaitu mengedit dan menyiarkan maklumat laman web, atau memberi akses kepada seluruh pasukan anda (terutamanya jika anda beroperasi dengan kakitangan yang rapat).
Dig Deeper: 10 Aplikasi dan Perkhidmatan Percuma Terbaik untuk Perniagaan
Cara Menggunakan Google Apps untuk Menjalankan Perniagaan Anda: Mencari Sumber Tambahan di Google Apps Marketplace
Sekiranya aplikasi yang dibuat secara eksklusif oleh Google tidak memenuhi semua keperluan anda, jangan lupa untuk melihat Google Apps Marketplace, di mana anda boleh menemui banyak aplikasi pihak ketiga - beberapa secara percuma - yang melayani pelbagai fungsi dan berintegrasi dengan aplikasi standard yang lain. Intuit Online Payroll, misalnya, membolehkan anda membayar pekerja secara langsung dari Google Calendar dan memberikan mereka akses dalam talian ke paystub. Zoho CRM adalah alat pengurusan hubungan pelanggan yang membantu meningkatkan interaksi pelanggan dengan beberapa cara, seperti mengesan dan menyusun perbualan e-mel.
Untuk meningkatkan kemampuan Kalendar Google, Greg Cross of Cross Creative menggunakan Tungle.me, aplikasi yang membolehkan ahli menerbitkan jadual awam, menerima permintaan janji temu dan mengurangkan tempahan dua kali. 'Ini sangat membantu aliran kerja saya,' kata Cross. 'Apabila orang itu mengesahkan janji temu, ia berlaku di kalendar [Google] saya, dan saya dimaklumkan di telefon saya. Oleh itu, antara kerjasama kedua-dua ciri itu, ia sangat bagus untuk saya. '
Menurut Cross, Google Apps untuk perniagaan dengan cepat menjadi keperluan dan lebih kurang produk yang bagus untuk dicuba. Interoperabiliti aplikasi, bersama dengan kebolehcapaian awan, katanya, memberi banyak peluang kepada pengguna untuk memanfaatkan teknologi pejabat dengan cekap untuk pertama kalinya. 'Akan menarik untuk melihat bagaimana syarikat perisian lain terus maju, kerana aplikasi berasaskan Web lebih dari sekadar mode,' kata Cross. 'Ini bukan 'gelombang masa depan' - sekarang.'
Dig Deeper: 5 Pakej Perisian Hebat untuk Bootstrappers
