Hanya sedikit orang yang mengatakan bahawa mereka tidak pernah membiarkan peti masuk mereka terkawal. Walaupun anda lebih daripada peti masuk sifar penyembah, ada peluang yang baik untuk anda masuk dengan peti masuk banjir ketika anda pulang dari percutian atau perlu membuat projek selama beberapa hari.
Ringkasnya, meninggalkan e-mel di mana mereka membuang membuang masa. Anda buang masa 27 minit setiap hari membaca semula e-mel yang kurang dalam peti masuk anda kerana anda tidak dapat menahan daripada membaca apa yang dilihat oleh mata anda.
nilai bersih penyanyi larry hernandez
Peti masuk penuh juga menimbulkan lebih banyak gangguan. Kajian menunjukkan bahawa diperlukan 23 minit untuk kembali ke tugas asal anda setelah tergendala. Tambahan, peti masuk penuh menghasilkan kekacauan visual, yang akan menghabiskan tenaga kognitif anda.
Untuk mengosongkan peti masuk anda, anda mungkin ingin menyemak setiap e-mel secara berasingan. Namun, akan memakan masa berjam-jam jika anda menghabiskan hanya satu minit untuk setiap e-mel. Alternatifnya juga berisiko - anda boleh memindahkan semua e-mel ke dalam satu folder catch-all atau menghapus semuanya dan berisiko kehilangan nota penting.
Namun, melalui kerja bimbingan dan latihan saya, saya telah mengenal pasti enam carian yang mengenal pasti e-mel yang kemungkinan besar memerlukan pemprosesan individu. Dengan menggunakan carian ini, anda dapat memindahkan beratus-ratus - jika tidak beribu-ribu - e-mel keluar dari peti masuk anda dalam beberapa minit, meninggalkan mereka yang kemungkinan besar memerlukan tinjauan individu.
Sebelum anda dapat memanfaatkan enam carian ini, anda perlu membuat dua folder e-mel. Pertama, buat 'Arkib' di Outlook atau 'Semua Surat' di Gmail, dan kemudian buat 'Pembacaan', tidak kira perkhidmatan e-mel mana yang anda gunakan. Sebaik sahaja anda melakukannya, berikut adalah enam carian yang boleh anda gunakan untuk mengenal pasti e-mel yang tidak mungkin memerlukan pemprosesan individu.
1. Pindahkan semua e-mel yang melebihi 7 hari ke Arkib / Semua Mel
KE Kajian 2018 daripada 1,200 pengguna mendapati bahawa hanya 13 peratus pelanggan dan kurang daripada 1 peratus rakan sekerja mengharapkan tindak balas terhadap e-mel selepas 2 hari. Tidak banyak kemungkinan pengirim e-mel berusia seminggu masih mengharapkan respons. Untuk membuang lebih banyak e-mel, ubah ini menjadi lima atau bahkan tiga hari.
jasmine pilchard gosnell dan travis turpin
Pisahkan e-mel ini menggunakan urutan carian ini dan kemudian pindahkan ke Arkib / Semua Mel:
- Gmail: in: inbox old_than: 7d
- Outlook: diterima:<=1/27/19 (replace with the date 7 days ago)
2. Pindahkan semua e-mel yang anda cc dan yang lebih tua dari 3 hari ke Arkib / Semua Surat
Apabila anda dihubungi melalui e-mel, ada kemungkinan anda tidak perlu menjawab jika anda belum melakukannya. Cari e-mel ini menggunakan urutan carian berikut dan kemudian pindahkan ke Arkib / Semua Mel.
- Gmail: cc: me old_than: 3d
- Outlook: cc: e-mel anda, diterima:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
3. Pindahkan e-mel yang tidak mempunyai nama anda dan berumur lebih dari 3 hari ke Arkib / Semua Surat
E-mel yang tidak menyertakan nama anda cenderung tidak memerlukan jawapan anda. Beberapa e-mel (mis. Ditujukan kepada pasukan atau dimulakan dengan 'Hi All') mungkin memerlukan respons anda, tetapi dengan menggabungkan kriteria nama yang hilang dengan kriteria berusia 3 hari, anda dapat mengurangkan risiko kehilangan sesuatu yang penting.
- Gmail: -matt old_than: 3d
- Tinjauan: TIDAK diterima:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
4. Pindahkan semua e-mel buletin dan senarai surat ke folder Bacaan anda
Anda tidak perlu membaca buletin. Pindahkan mereka ke folder Bacaan anda dan sediakan peraturan / penapis untuk mengarahkannya ke sana secara automatik pada masa akan datang.
Tidak ada cara yang sempurna untuk mencari e-mel ini, tetapi anda boleh menggunakan carian ini dan yang seterusnya untuk mendapatkan sebahagian besar dari mereka:
gambar suami emily compagno
- Gmail: in: label peti masuk: ^ unsub
- Outlook: berhenti berlangganan ATAU 'tidak ikut'
5. Pindahkan e-mel senarai e-mel yang tersisa ke Bacaan dengan mencari istilah senarai mel biasa
Setelah menggunakan carian sebelumnya, cari istilah berikut di Gmail dan Outlook untuk mencari pelaku: 'kebijakan privasi' atau 'Terma & Syarat' atau 'pilihan' atau 'lihat dalam penyemak imbas' atau 'lihat sebagai laman web.'
6. Padamkan pemberitahuan respons terhadap undangan kalendar
Walaupun e-mel yang memberitahu anda bahawa seseorang boleh menghadiri mesyuarat yang akan datang dapat membantu pada masa ini, anda tidak perlu membiarkan e-mel ini menyumbat peti masuk anda apabila anda dapat melihat respons orang secara agregat untuk sebarang pertemuan dalam undangan itu sendiri.
Teruskan dan asingkan e-mel ini dan kemudian hapuskannya:
- Gmail: dari: calendar-notification@google.com
- Outlook: 'Waktu Pasifik' (ganti dengan zon waktu anda). Malangnya, tidak ada cara yang sangat mudah untuk mengasingkan e-mel ini di Outlook.
Carian ini mungkin mengarkibkan beberapa e-mel yang anda inginkan tetap ada di peti masuk anda, tetapi faedahnya jauh melebihi risiko. Selain itu, anda boleh menemui e-mel tersebut di folder anda semudah yang anda ada di peti masuk anda.
